Por onde começar no GTD – Um guia para iniciantes

No último artigo apresentei um dos métodos de produtividade mais bem aceito e bem sucedido no mundo, o GTD.

Já o utilizo a mais de 2 anos e nesse tempo comecei a participar de diversos grupos, fóruns, seguir canais de Youtube, Twitter, canais e grupos do Telegram e a ler constantemente diversos blogs e sites relacionados ao assunto. Não apenas isto, comecei a divulgá-lo e a orientar dezenas de pessoas na utilização do método.

Neste tempo, me deparei com diversas pessoas que não conseguiam implementar o método. O utilizavam por 1 mês, as vezes somente por 1 semana, e jogavam a toalha.

Muitos reclamam que o método é complicado e requer muitos detalhes, outros que não conseguem parar por uma ou duas horas na semana para revisar suas tarefas.

Eu passei um pouco por isso no começo e por isso escrevo este artigo, pois acredite, ter uma vida organizada, consciente e relaxada é mais fácil do que parece.

Os 3 níveis do aprendizado GTD

David Allen vem reformulando, já há alguns anos, o seu programa de ensino do GTD em três níveis.

Esses níveis têm por objetivo facilitar o seu aprendizado e são os mesmos níveis trabalhados nos cursos oficiais de GTD, por exemplo, os ministrados pela Call Daniel aqui no Brasil.

Nível 1: Fundamentos do GTD – O ponto de partida, o básico, os 5 hábitos essenciais para o uso do GTD estão aqui.

Nível 2: Projetos e Prioridades – Como reconhecer suas prioridades, organizar e executar seus projetos.

Nível 3: Foco e Direção – Junte os níveis 1 e 2 e os façam caminhar juntos com o seus horizontes mais amplos como objetivos, visão e missão de vida.

Aqui já vale ressaltar um erro muito comum que as pessoas, que desistem de implementar o método, cometem.

Não queira passar ou pular os níveis.

O GTD é uma metodologia, e como toda metodologia, não pode e nem será aplicada da noite para o dia.

Para você que vai implementar o método agora, e principalmente, nunca teve um pingo de organização, deve começar no nível 1 e se manter por lá por algum tempo.

Isto por que implementar o GTD na sua vida requer que se adquira alguns bons hábitos, e hábito não é algo que você vai conseguir em 1 dia ou uma semana.

Alguns autores estimam que um hábito é adquirido em aproximadamente 2 meses, isso se você praticá-lo constantemente.

Por isso, como diria Jorge Paulo Lehman: “Comece pequeno e pense grande”.

O próprio autor do método defende que você só ficará um ninja do GTD depois de uns 2 anos de prática.

Por isso, respire fundo, esvazie sua mente e pratique um pouco de paciência.

Apenas o nível 1, bem aplicado, já é capaz de te entregar uma paz de espírito e confiança significativas.

Ao longo deste artigo darei algumas dicas que eu usei para você começar a implementar o GTD de maneira simplificada, aos poucos, passo a passo, a fim de que você limpe a sua mente, se livre de preocupações desnecessárias e tenha a tranquilidade de saber exatamente onde você deve dedicar sua atenção no momento.

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Preparar…Apontar…

Para que não haja distrações e nenhum outro tipo de empecilho, prepare-se bem antes.

Caso você não seja um “poço de organização” deve ter neste momento muitos “laços abertos”, ou seja, coisas que estão na sua cabeça gritando a plenos pulmões que precisam ser resolvidas para ontem.

Vamos, antes de qualquer coisa, preparar três recursos importantes para uma implementação sadia do método: tempo, espaço e ferramentas.

Tempo

No livro “A arte de fazer acontecer”, Allen informa que algumas pessoas podem levar até 2 dias para fazer a implementação completa.

2 diaaaas? Você se pergunta.

“Algumas pessoas”, ele disse. Não significa que com você será assim.

Separe o tempo que você tiver disponível. Eu sugiro pelo menos umas 3 horas. Talvez neste tempo você não irá esclarecer tudo que o que tem para esclarecer, mas acredite, o pouco que você fizer já irá ajudar demais.

Não é aconselhado reservar esse tempo para depois do expediente ou no fim de um dia cansativo, você não terá cabeça e energia suficiente para capturar e processar tudo que precisa.

No meu caso, eu procuro fazer tarefas que exigem mais energia pela manhã, pois funciono bem de manhã, estou quase sempre bem energizado, porém, há pessoas que funcionam melhor de noite, isso varia muito.

Encontre o seu melhor horário e momento onde você esteja com mais disposição. Geralmente as manhãs de sábado ou domingo são escolhidas para este fim.

Caso opte por dias úteis, tenha certeza que no dia escolhido não haverá reuniões, nenhum tipo de compromisso importante e que seja um dia que não haja interrupções.

Definido um dia e hora é o momento de preparar o…

Espaço

É impossível se organizar, até mesmo trabalhar com um ambiente desorganizado. Diversas pesquisas indicam isso.

Um ambiente bagunçado te deixa com a mente igualmente bagunçada.

Separe o espaço onde vai começar a implementar o método GTD. Sua mesa ou sala no local de trabalho será provavelmente o melhor lugar para começar.

Caso trabalhe em casa, e tenha um escritório, este será o seu local principal, caso tenha mais de um escritório, um deverá ser eleito o seu espaço principal e ambos devem possuir as mesmas ferramentas e recursos.

Dependendo da sua profissão, você não terá um escritório, portanto, a mesa da sala ou mesa do computador já serão suficientes para montar o seu ambiente físico.

Deixe tudo limpo e retire tudo aquilo que não vai utilizar. O básico para uma área de trabalho é uma superfície para escrever, espaço para uma caixa de entrada e ferramentas digitais.

A propósito, 90% da minha organização estão em aplicativos digitais na nuvem, deste modo, meu escritório é em praticamente qualquer lugar.

Agora que temos um espaço reservado e limpo é hora de separar algumas…

Ferramentas

Vou separar as ferramentas em dois blocos: ferramentas digitais e físicas.

Como disse, 90% das minhas ferramentas são digitais e funcionam em múltiplos dispositivos, ou seja, smartphone e notebook.

Algumas pessoas funcionam melhor com ferramentas físicas, preferem escrever no papel do que fazer anotações no celular por exemplo.

Não importa se você é mais digital ou físico, use aquilo que você se sente melhor e, principalmente, possua mais conhecimento.

Aqui está outro erro comum dos que desistem de usar o GTD. Eles ficam mais preocupados em achar ferramentas digitais e como usá-las do que usar o método de fato.

Eu mesmo cometi esse erro, cheguei a pagar por duas ferramentas, que foram muito úteis, mas hoje uso ferramentas gratuitas que me atendem muito bem e não me fazem perder tempo.

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Portanto, se você não é muito digital ou não sabe utilizar alguns aplicativos ainda, parta para o processo físico mesmo, afinal, creio que a maioria não terá dificuldades em fazer anotações em papel.

Vamos as ferramentas então.

Ferramentas físicas

  • Bandejas para papéis
  • Papéis para anotação
  • Lápis ou canetas
  • Blocos do tipo post-its
  • Grampeador
  • Fita adesiva
  • Elásticos
  • Etiquetas
  • Pastas de papel ou plástico para documentos
  • Uma agenda ou calendário
  • Lixeira

Ferramentas digitais

Como já disse, use as ferramentas digitais se já possuir familiaridade e conhecimento para isso.

Listarei aqui algumas ferramentas que utilizei, algumas que ainda utilizo e outras que a comunidade GTD costuma utilizar.

  • Google Keep
  • Evernote
  • OneNote
  • Outlook
  • Trello
  • Todoist
  • Toodledo
  • Omnifocus
  • Wunderlist
  • Google Agenda
  • Remember the milk
  • Asana
  • Nirvana
  • Wrike
  • Zendone

Fooooogo!

Pronto. Se estamos com tudo preparado é a hora de começar a passear pelos 5 passos do GTD.

Coletando

Primeiro vasculhe o seu ambiente a procura de qualquer coisa que não está onde deveria estar e coloque na sua caixa de entrada (as bandejas para papéis por exemplo).

Uma boa maneira de saber o que deve ir para sua caixa de entrada é listar o que não deve ir. David Allen dividiu todas essas coisas em 4 categorias:

  • Suprimentos – Tudo aquilo que você usa regularmente. Exemplo: Cartões de visita, post-its, clipes, fita adesiva, lenço de papel, balas, etc.
  • Material de referência – Tudo aquilo que você usa para consultar quando necessário. Exemplos: Manuais de equipamentos, cardápios de restaurantes, dicionários, enciclopédias, livros, revistas, etc.
  • Objetos decorativos – Estes são um pouco mais óbvios, por isso nem vou me dar ao luxo de descrever. Exemplos: fotografias da família, placas, souvenirs, plantas, bonecos, quadros, etc.
  • Equipamentos – Assim como a categoria acima, não preciso descrever muito. Exemplos: computador, telefone, impressora, carregadores, relógio, canetas, bloco de notas, etc.

Tudo aquilo que fugir das categorias acima vai para caixa de entrada. Em outras palavras, tudo o que demandar ação física vai para a caixa de entrada, se não demanda ação, não vai.

Alguns itens podem parecer se encaixar nas categorias acima, porém, na realidade, demandam ação. Por exemplo: você deseja trocar o quadro da sala? Organizar seus livros? Renovar as fotografias do casal? Fazer novos cartões de visita?

Se você respondeu sim a uma dessas perguntas ou a perguntas semelhantes que você pode ter feito neste momento, estes são itens que demandam ação e devem ir para a sua caixa de entrada.

Você pode anotá-los em um pedaço de papel ou criar uma anotação em algum aplicativo de seu computador ou celular.

Algumas coisas durante a captura ficarão claras que são lixo, portanto, não pense duas vezes e jogue no lixo. Caso não tenha muita certeza se é lixo ou não, coloque em sua caixa de entrada.

Objetos grandes demais para a caixa de entrada devem ser representados por uma anotação.

Pilhas de coisas (como de revistas por exemplo) podem ser colocadas ao redor da caixa de entrada ou até mesmo no chão, desde que fique claro que aquelas pilhas fazem parte da caixa de entrada.

Tudo certo até aqui? Então vamos lá.

A sua mesa de trabalho tem apenas aquilo que usa constantemente (suprimentos), não? Então jogue-os para a sua caixa de entrada.

Verifique agora suas gavetas, mesas de apoio e dentro dos armários.

Olhe os pisos, paredes e prateleiras. Há algo nelas que demanda ação? Caixa!

Há algo que deseja mudar em relação aos seus equipamentos, móveis e acessórios? Caixa!

E a sua mente? Tem algo nela te perturbando e que demanda ação? Caixa!

Para ajudar segue a lista de alguns gatilhos que o próprio David Allen, inseriu no livro.

  • Projetos iniciados e não concluídos
  • Projetos que precisam ser iniciados
  • Compromissos com clientes
  • Compromissos com o cônjuge
  • Compromissos com os filhos
  • E-mails para enviar
  • Telefonemas para dar
  • Postagens em redes sociais
  • Reuniões a serem marcadas
  • Balanço financeiro
  • Coisas para aprender
  • Habilidades para desenvolver
  • Cursos para fazer
  • Livros para ler
  • Dívidas a serem pagas
  • Recibos
  • Orçamentos
  • Aniversários
  • Casamentos
  • Formaturas
  • Viagens
  • Férias
  • Festas
  • Reparos na casa
  • Novos móveis
  • Novos equipamentos
  • Utensílios de cozinha
  • Médico
  • Dentista
  • Checkups
  • Exercícios físicos
  • Novas roupas
  • Compras
  • Encomendas

Já tem tudo na caixa? Hora de esvaziá-la então.

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Processando

Esvaziar a caixa de entrada não significa fazer ou cumprir todas as ações e projetos, mas sim, identificar cada item, definir o que ele é, o que significa e para onde ele deve ir na sua organização.

Processe um item de cada vez, começando pelo item que está por cima primeiro, e dê algum destino para ele, menos retorná-lo para caixa de entrada. Nada pode voltar ou ficar lá, ok?

Crie pelo menos as seguintes listas:

  • Lista de Próximas Ações
  • Calendário/Agenda
  • Lista de Projetos
  • Lista Aguardando Resposta
  • Lista de Algum dia/Talvez
  • Lista de Referências

Para cada item você se fará uma simples pergunta: Demanda ação?

Se a resposta for não, haverá 3 caminhos possíveis.

  • Lixo
  • Lista Algum dia/Talvez – Se for algo que não demanda ação agora mas pode demandar no futuro, ou se for algo que você queira fazer no futuro.
  • Lista de referências – Se for algo que não demanda ação nem agora e nem no futuro, mas é alguma informação que você acredita que possa ser útil em algum momento.

Se a resposta for sim, ou seja, o item demanda ação, pense agora na resposta para a seguinte pergunta: Qual é a próxima ação?

Essa é a pergunta chave. Vou até repeti-la e espero que você guarde: Qual é a próxima ação?

A sua próxima ação tem que ser uma atividade física, sempre uma atividade física, algo visível.

Por exemplo, supomos que o item da lista é “marcar reunião com a equipe”. Perceba que “marcar reunião” é algo um pouco abstrato, portanto a próxima pergunta deveria ser: qual a próxima ação devo fazer para marcar a reunião com a equipe?

A resposta a essa pergunta pode ser “enviar um e-mail para equipe” ou “ligar para Rafael e pedir que ele avise a equipe” ou até mesmo “agendar no calendário do Google e convidar todos os participantes”.

Repare que essas são ações físicas visíveis. Desta maneira você não terá dúvidas do que deve ser feito quando se deparar com esta tarefa na hora de cumprir.

Está próxima ação identificada vai se encaixar em uma das seguintes listas:

  • Calendário – Se essa ação possui dia e hora específicos para sua realização. Nesta lista deve entrar o que só pode ser realizado em determinado dia e hora e não algo que possa ser realizado até aquele dia. Blz?
  • Próximas ações – Ações para serem feitas assim que possível. Estas ações não possuem uma data e hora específica para serem realizadas, porém, podem possuir um prazo, ou seja, algo que você deve entregar até determinada data, porém, pode fazer antes. Entendeu?
  • Aguardando Resposta – Coloque nessa lista as próximas ações que devem ser realizadas por outras pessoas.
  • Projetos – Aqui entra tudo aquilo que gerou duas ou mais ações quando você respondeu a pergunta “Qual a próxima ação?”. Apenas deixe o item nesta lista. Falaremos melhor sobre projetos futuramente.
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Feito isso você processou e organizou devidamente todos os seus laços abertos.

Listas arrumadas, já podemos ir para o próximo passo…

Engajando

Para começar a agir de maneira bem simples basta diariamente você ficar de olho em apenas duas listas: Calendário e Próximas Ações.

Olhe o seu calendário para saber se possui algum compromisso que tenha data e hora.

No seu calendário deve existir somente aquilo que possui esses dois critérios (data e hora) e que não podem ser feitos se não nesse contexto.

Por exemplo, suponha que você tenha que entregar um relatório até o dia 10 de maio e hoje é 2 de abril. O dia 10 de maio é o prazo para a entrega, portanto ele deve ir para o seu calendário com uma anotação do tipo “Entrega do Relatório”.

Porém, fazer ou desenvolver o relatório, pode e deve ser feito a qualquer dia, desde que seja antes do dia 10 de maio.

Portanto, “Fazer o relatório” deve ir para sua lista de próximas ações. Sacou?

Depois que você olhou o seu calendário e viu seus compromissos, eles serão a prioridade. Alguns você terá que fazer religiosamente naquele dia (como prazo para entrega do imposto de renda por exemplo), outros, caso não seja possível, poderão ser agendados para uma nova data e hora.

No intervalo que houver entre um compromisso e outro você parte para a sua lista de próximas ações.

Por exemplo, suponha que você tenha uma reunião de 8 às 10 e já possui um almoço marcado com seu marido ou mulher às 12 hs. Você terá 2 horas entre um compromisso e outro.

Olhe para sua lista de próximas ações e veja o que você pode fazer dentro dessas 2 horas.

Classificar os itens da sua lista de próximas ações por contexto, tempo e energia será um truque matador na hora de fazer os itens desta.

Falarei mais sobre essas classificações e como fazê-las em artigos futuros, pois acho que este guia prático já tem bastante informação para os iniciantes.

O objetivo inicial é que você desenvolva o hábito de capturar, organizar e verificar regularmente o seu calendário e nos intervalos de seus compromissos, a sua lista de próximas ações.

Isso já fará você ser três vezes mais produtivo do que era antes e do que provavelmente é a maioria das pessoas ao seu redor.

Revisando

Há duas revisões simples e básicas que você deve fazer no início: revisão diária e revisão semanal.

A revisão diária é uma olhada rápida no seu calendário para ter ciência dos compromissos do dia e se você deverá ou não remarcá-los.

Geralmente, no fim do dia eu já dou uma olhada no que tenho para amanhã.

Essa revisão não deve levar mais de 5 minutos, isso mesmo, 5 minutos.

Já a revisão semanal é a chave do GTD.

Tire uma hora ou duas durante a semana para fazê-la. Muitos fazem na sexta, outros no domingo e outros na segunda. Escolha o melhor dia para você, se possível, o seu dia mais tranquilo.

Para simplificar a sua revisão semanal, já que este é um guia para iniciantes, faça apenas estes passos:

  • Esvazie todas as suas caixas de entrada – Se você já faz isso regularmente durante a semana, não deve demorar muito aqui, pois haverá poucos itens para processar.
  • Revise o seu calendário para a próxima semana – Os seus compromissos para semana estão corretos? Há algo que deve ser remarcado? Já tem tudo o que precisa para cumprí-los? Algo não foi agendado?
  • Revise sua lista de próximas ações – Há alguma ação que já se tornou obsoleta ou sem sentido? Tire-a daí! Elas estão devidamente classificadas? Está tudo de acordo?

Estes 3 pontos já serão suficientes para você ter um sistema organizado e confiável.

Faça pelo menos essas duas revisões (nem levam tanto tempo vai). Garanto que elas farão uma grande diferença no seu sistema GTD e te darão a tranquilidade de saber exatamente o que deve ser feito e o que não deve ser feito no seu dia.

Fontes

Aconselho que você continue a ler sobre o GTD para que o seu sistema fique cada vez melhor.

Aqui na Maximiza.se faremos mais artigo sobre o assunto, porém, é óbvio, não somos a sua única fonte de consulta.

A sua primeira fonte deve ser o livro, ele é a base para todas as demais fontes.

O livro no Brasil recebeu o nome de “A Arte de Fazer Acontecer” e você pode encontrá-lo neste link.

Além de acompanhar nossos artigos sobre o assunto, há outros blogs muito bons sobre o GTD.

O primeiro deles é o blog da autoridade do assunto aqui no brasil, a Thais Godinho e o seu blog Vida Organizada e o seu canal do Youtube.

A Call Daniel, é outro site riquíssimo sobre o assunto e a empresa certificada para aplicar os treinamentos de GTD aqui no Brasil.

O grupo GTD Brasil, no Facebook, é outra fonte ótima para aprendizado. Além do histórico de tópicos com discussões bem bacanas, você pode postar e perguntar o que você quiser, tendo a dúvida que for, e terá muitos pontos de vista para escolher. O grupo também conta com especialistas certificados no método.

Para quem sabe ler razoavelmente em inglês há a loja oficial do GTD com diversos tutorias bem legais. Cada tutorial custa somente 10 dólares.

Para quem é de fazer cursos basta acompanhar o site da Call Daniel que eles costumam abrir turmas presenciais e divulgá-las por lá.

E é isso aí!

O que está achando do GTD? Já está implementando? Tem alguma dificuldade? Comenta aí para que possamos te ajudar.

Forte abraço!

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Alexander Lima Administrator
Coach e Desenvolvedor de Software
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