Engajando no GTD – Como saber o que fazer no momento certo

Uma boa metodologia de produtividade deve não somente fornecer mecanismos para organização mas também para tomada de decisão.

Organizamos as coisas para poder encontrá-las mais rapidamente, e no caso de projetos e tarefas, para poder saber o que temos que fazer no momento adequado.

Não saber o que deve ser feito em momento nenhum é ruim. Saber o que deve ser feito na hora e lugar em que você não pode fazer aquilo, chega a ser perigoso.

Imagine que você está naquele jantar a luz de velas romântico, aquele clima legal, e a sua mente resolve te lembrar que você ainda não terminou de montar o guarda roupa do seu quarto ou que você não enviou ainda o seu imposto de renda.

E daí? Você está com o guarda roupa ou um computador com internet no restaurante? Essa é a melhor hora e lugar para resolver essa questão? Não, portanto, ficar pensando nisso só afeta a sua saúde.

O que você deve fazer é capturar esses laços na sua cabeça e processá-los em um segundo momento, como vimos nestes artigos aqui e aqui.

O GTD, como uma das metodologias de produtividades mais bem conceituadas e utilizadas no mundo, nos fornece meios de saber o que fazer quando as condições são ideais para que aquilo seja feito. Ou seja, se preocupar com uma tarefa naquele momento em que você pode resolvê-la e não o contrário.

É sobre isso que falaremos hoje. Por isso, continue lendo para saber o que fazer no momento certo.

Maximiza mais!

Assine nossa lista VIP e receba os artigos do blog no seu e-mail

Os 4 critérios chaves do GTD para executar suas tarefas

O grande segredo para você executar, e executar bem, suas tarefas é no momento em que você se propõe a executar, possuir tudo o que precisa para realizar aquela tarefa.

Algo muito comum que vejo com as pessoas que trabalho ou que ajudo na organização do seu dia, é no momento que a pessoa tira para executar determinada tarefa, ela começa ir atrás dos recursos e documentos que precisa para aquela tarefa. Isto gera uma perda de tempo e gasto de energia relevantes.

Outro fator que acompanho nestas pessoas que auxílio é, por exemplo, tentar realizar trabalhos de 1 hora, com apenas 20 minutos disponíveis. Resultado: frustração.

Já tentou estudar para uma prova, na noite do dia anterior, depois que você já se encontra bem cansado por conta do dia que se passou? É um bom desafio, não acha?

Por isso, que David Allen, em seu livro “A arte de fazer acontecer” (que é o livro oficial do GTD) recomenda utilizar 4 critérios para a escolha de suas tarefas durante o dia.

Destaco aqui a palavra “escolha”, pois é neste nível que você deve chegar, ou seja, você escolhe o que deve fazer. Você tem o controle. Lembre-se: Se você não escolhe suas tarefas e prioridades, alguém decidirá por você.

Os 4 critérios são:

  • Contexto
  • Tempo disponível
  • Energia disponível
  • Prioridade

Recomenda-se utilizá-los nesta ordem.

Vamos entender esses critérios mais de perto?

Contexto

“Estou no lugar certo com as ferramentas corretas?”, a resposta para esta pergunta responde o que é contexto.

Há uma sábia frase que diz: “Texto sem contexto é pretexto”. Parafraseando, podemos afirmar que “tarefa sem contexto é pretexto para procrastinação”.

Ao olhar para sua lista de tarefas, a primeira coisa que você deve considerar é o que pode fazer no local que se encontra e com as ferramentas que dispõe.

Você pode imprimir um relatório no momento em que está correndo no parque? Não. Por isso, correr pensando na impressão deste relatório chega a ser estupidez (peguei pesado?).

Organize as suas listas por contexto. Alguns exemplos de contexto bem comuns são: “Telefonemas”, “Em casa”, “No Computador”, “No Banco”, “Na rua”, “Em transporte”, “On-line”, “Off-line”, “Assuntos a tratar com a esposa/marido”, “Assuntos a tratar com a equipe”, “Assuntos a tratar com os filhos”, “No escritório”, “Na oficina”, “No Laboratório”, etc.

Leia Também  Prioridade e tudo aquilo que não te contaram sobre ela

O espaço é aberto a sua criatividade. Você pode criar contexto temporários também. Por exemplo, “Antes da viagem”, nesta lista você coloca todas as ações que precisa fazer antes de viajar e fica focado nesta lista até que ela seja concluída.

Algumas pessoas criam uma lista para cada contexto, outras classificam as tarefas com um ou mais contextos e depois realizam o filtro de atividade por esse contexto. Este último é o meu caso. Há tarefas minhas que se enquadram em mais de um contexto (“No Computador” e “No Escritório” por exemplo). Para isso eu utilizo o recurso de etiquetas do Trello, e no momento em que me encontro em um desses contextos utilizo o filtro pelas etiquetas.

Seja em listas distintas ou etiquetando as tarefas, o primeiro critério que você deve utilizar para a escolha de suas tarefas é o contexto em que você se encontra naquele momento.

Tempo Disponível

O segundo critério nasce da resposta à seguinte pergunta: “Quanto tempo tenho antes de partir para o meu próximo compromisso?”.

Chamo de compromisso tudo aquilo que possui uma data e hora específica para ser realizado.

Para responder a esta pergunta é essencial que você possua a sua agenda de compromissos atualizada e as suas tarefas classificadas (além de por contexto) por tempo.

Se você possui médico marcado e vai precisar sair para a consulta em 30 minutos, você vai querer escolher ações que você possa realizar em até 30 minutos e não tarefas de 2 horas.

Isso é o que chamamos de pequenas vitórias. Pense bem. Se você tentar fazer uma tarefa de 2 horas, tendo apenas 30 minutos disponíveis, é quase certo que você irá para a consulta no médico com aquele sentimento de frustração, de “coisa inacabada”.

Bem diferente será o sentimento se você partir para o seu compromisso e nos 30 minutos que possui disponível você eliminou 2 tarefas de 10 minutos cada.

Para ser bem sucedido neste critério é fundamental que você sempre capture tudo o que está na sua mente e classifique suas ações pelo tempo disponível.

Semelhante ao contexto, eu também utilizo as etiquetas do Trello para marcar o tempo das ações (5 mins, 15 mins, 30 mins, 1 hora, 2 horas, 3 horas).

Segue uma dica bem legal aqui. Procure ter tarefas que não passem de 3 horas. Por exemplo, se você possui uma tarefa que acredita que levará 6 horas, quebre em duas tarefas de 3 horas no máximo, deste modo você irá se sentir mais produtivo e com a sensação de que concluíu mais coisas, além de dificultar que essa tarefa passe para o próximo dia.

Outra dica legal, principalmente para iniciantes é: estime o dobro do tempo. Isto por que, até onde minha experiência permite, somos péssimos em estimar o tempo com exatidão.

Portanto, se acha que algo vai levar 10 minutos, classifique como 20 minutos. Com o tempo você vai ter uma noção cada vez melhor do quanto você leva para determinadas tarefas e assim pode estimar melhor o tempo gasto para elas.

Então, primeiro filtre suas atividades pelo contexto em que se encontra, depois pelo tempo disponível que possui e depois pela …

Energia Disponível

“Todos nós temos momentos em que pensamos de forma mais eficaz e momentos em que não deveríamos pensar de jeito nenhum.”

Daniel Cohen

A frase acima de Daniel Cohen é uma das mais puras verdades do universo.

Não insista. Há momentos em que você está em condições de pensar sobre uma solução para a cura do câncer e em outros você não é capaz sequer de decidir se toma o sorvete de chocolate ou de morango.

Leia Também  Pomodoro - Como ser mais produtivo trabalhando menos

Respeite a sua energia disponível. Há tempo para tudo debaixo do Sol.

Se você está bem exausto, teve um dia de muitas decisões e esforço físico e/ou mental, com certeza não será o melhor momento para ter aquela DR, concorda? A chance de sair palavras e decisões das quais você vai se arrepender depois é gigantesca.

Se você está bem cansado no fim do seu dia, será muito mais produtivo e interessante realizar atividades que requerem pouca ou nenhuma energia, como cancelar aquela reserva no restaurante, limpar a sua mesa, assistir ao episódio da sua série favorita, ou simplesmente, ir dormir.

Muitos projetos e tarefas fracassam por esse motivo. As pessoas não respeitam os próprios limites do corpo. Fazem ações e tomam atitudes em momentos quando não possuem as condições físicas e mentais adequadas.

Por isso, nosso terceiro critério em busca da ação perfeita é a energia que temos disponível naquele momento.

Eu tenho 3 etiquetas no trello para isso: Baixa, Média e Alta. Geralmente, na parte da manhã, foco nas tarefas de energia alta, depois do almoço e no fim do dia, nas tarefas de energia baixa e no restante, nas tarefas de energia média.

As minhas tarefas de energia alta são aquelas de alto grau de complexidade ou que se relacionam a decisões importantes.

As de energia baixa são tarefas que faço no modo automático, sem pensar. As tarefas médias ficam entre essas duas, ou seja, requer algum raciocínio mais nem tanto.

Continuando então, filtramos nossas tarefas pelo contexto em que nos encontramos, pelo tempo que temos disponível, pela nossa energia no momento e por último pela…

Prioridade

Você já considerou o contexto em que você está, o tempo e a energia que possui disponível, e depois desses três filtros ainda restam mais de uma tarefa na sua lista, chegou a hora de identificar o que é mais importante.

Já falamos sobre prioridades aqui no blog antes, e se você ainda não leu sobre o assunto recomendo que leia este artigo clicando aqui.

Os três critérios anteriores já nos ajudaram a reduzir a nossa lista e de certa forma definir prioridades. Depois deles a escolha da prioridade agora é um pouco pessoal, pois ela vai de acordo com os seus princípios e missão de vida, de acordo com a sua identidade.

Para tratar disto o GTD trabalha com os 6 horizontes de trabalho, são eles: Vida, Visão de Longo Prazo, Objetivos para um ou dois anos, Áreas de Foco e Responsabilidade, Projetos em Andamento e Ações Atuais.

Esses assuntos são mais profundos e precisam de mais de um artigo inteiro para serem abordados.

Falamos sobre formas de priorizar tarefas aqui e você pode utilizar umas dessas maneiras agora para identificar aquela única ação que deve ser feita no momento.

Conclusão

Sendo o GTD uma das mais bem sucedidas metodologias de produtividade, ele nos dá recursos para a escolha de tarefas de maneiras que elas sejam executadas e não fiquem sendo postergadas ou deixadas de lado.

Para isso trabalhamos com os conceitos de contexto, tempo, energia e prioridade. Estes contextos nos permitem enxugar a nossa lista de tarefa para aquilo que pode e deve ser feito no momento, local e hora certos.

Ficou alguma dúvida? Também usa o GTD? Compartilhe suas dúvidas e experiências com a gente. Basta deixar seu recado aqui nos comentários.

Forte Abraço!

Maximiza mais!

Assine nossa lista VIP e receba os artigos do blog no seu e-mail

Alexander Lima Administrator
Coach e Desenvolvedor de Software
follow me

Leia Também