Como organizo o meu sistema GTD atual

Tudo começou lá pelos meados de 2016, quando eu comecei a assumir mais responsabilidades e a me enrolar em quase todas elas.

Eram compromissos demais, tarefas demais e a cada 5 minutos pessoas de mais pedindo favores e tarefas soltas ao vento, largadas pelos corredores.

Confesso que hoje acredito que naquela época eu não possui tarefas demais. A questão é que esse volume de responsabilidades era algo novo para mim. Não estava preparado.

Foi nesta mesma época que comecei a ler e ler muito. Além da leitura comecei a ver alguns vídeos de pessoas que possuíam grandes negócios, grandes responsabilidades e comecei a receber dicas de como essas pessoas se organizavam e davam conta de tanta coisa.

Descobri uma coisa fantástica e óbvia. Não tinha fórmula mágica ou uma mega universidade por trás. Essas pessoas simplesmente tinham listas! Só isso. Listas.

Percebi onde errava tanto. Eu não tomava nota de nada. Tentava lembrar de tudo e o que conseguia era lembrar de nada.

Como sempre fui de tecnologia, comecei a procurar por aplicativos que me ajudassem a anotar as coisas, a fazer listas.

Nas minhas leituras (e no meu trabalho) encontrei o Scrum e comecei a tentar unir os aplicativos ao Scrum.

Melhorei um pouco, mas ainda estava enrolado.

Um dia, uma das pessoas que eu precisava contactar em um projeto, em um conversa informal, me disse que usava o GTD para se organizar. Ouvi, não dei muita bola pois acha que a união do Scrum e meus apps eram o suficiente. Só que não.

As pesquisas pela internet não pararam. Achei um artigo falando sobre GTD. Li um, dois, vinte, cem artigos e comecei a pôr em prática aos poucos.

Em pouco tempo algo surpreendente aconteceu. Comecei a cumprir mais tarefas, a aparecer em mais compromissos e não ficava tentando lembrar de tudo.

Comecei a buscar aplicativos que me ajudassem a fazer o sistema GTD ideal para mim.

Comecei com o Wunderlist, passei por Any.do, Toodledo, Zendone até que cheguei ao meu sistema atual, que é o GTD com um pouco de Scrum.

Neste artigo falarei um pouco sobre as ferramentas que utilizo, como está o meu sistema e a minha rotina atual.

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O cinto do Batman – As ferramentas que me lembram de não esquecer

As ferramentas principais do meu sistema atualmente são o Trello, Evernote e Google Calendar. Só com elas meu sistema já está completo e funcional, porém eu utilizo alguns outros apps para auxiliar em situações distintas, (principalmente na captura) falarei de todos eles.

O Trello é basicamente uma ferramenta para criar listas. O destaque fica para os itens destas listas não são apenas um campo de descrição da tarefa e sim um cartão onde é possível comentar, marcar pessoas, anexar arquivos, entre outros tantos recursos, ou seja, você consegue colocar praticamente tudo o que precisa para fazer a tarefa no seu respectivo cartão.

Além disso o Trello usa um layout baseado no Kanban, fator que me faz utilizá-lo.

O Evernote é um organizador de notas. Estas notas podem ser organizadas em cadernos, etiquetadas, compartilhadas e receber anexos. Além de tudo isso, a ferramenta oferece algumas extensões que facilitam a captura de qualquer ideia que você tenha, seja link na internet, fotos ou textos.

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Google Calendar é uma agenda completa da Google, e só isso já garante muito a sua qualidade. Com esta ferramenta é possível criar inúmeras agendas distintas, compartilhar suas agendas, convidar pessoas para eventos, criar lembretes e visualizar sua agenda de diversas formas: por dia, semana, mês, ano e até de maneiras personalizadas.

Estas são as ferramentas principais e mais importantes no meu sistema, sem elas meu sistema sofrerá muitas baixas.

Outros aplicativos que utilizo, me ajudam muito, mas não são vitais para o meu sistema são o Outlook para unificar e gerenciar meus e-mails. Para seguir os blogs que mais gosto utilizo o Feedly que é um gerenciador de Feeds, que além de unificar os artigos dos blogs, ele ainda me permite agrupá-los em categorias.

Por fim, uso o Instapaper para capturar e organizar os artigos úteis que encontro por essa internet.

Todas essas ferramentas possuem em comum versões gratuitas (que no meu caso me atendem o suficiente até o momento) e são multiplataformas, ou seja, possuem versão para celular e desktop em diversos sistemas operacionais.

O Sistema

Dentro da metodologia GTD, as ferramentas já citadas possuem a seguinte função cada uma:

  • Trello – Captura, Processamento, Tarefas (sem data definida), Projetos e Revisões.
  • Google Calendar – Para compromissos, ou seja, eventos ou tarefas com data e hora definidas.
  • Evernote e Instapaper – Para referências

No Trello, possuo um quadro só para as minhas ações, com as seguintes listas:

Meu quadro de ações no Trello

  • Inbox – Minha caixa de entrada. Tudo que vem na minha cabeça ou que eu preciso fazer, vem para essa lista primeiro.
  • Do (A Fazer) – Após o processamento da lista Inbox, tudo aquilo que requer uma próxima ação vem para essa lista.
  • Do This Week (Fazer esta semana) – Uma vez por semana, na minha revisão semanal, escolho aquilo que eu gostaria (ou tenho) de fazer na semana.
  • Do Today (Fazer Hoje) – No final do dia (raramente no início) escolho o que fazer no dia, arrastando os cartões da lista Do This Week para esta lista.
  • Doing/In Progress (Fazendo) – Tudo o que estou fazendo, ou está em andamento, vai para esta lista (como a produção deste artigo 😉 ).
  • Done (Concluído) – Ficou pronto ou foi entregue vai para essa lista. Como também utilizo o Scrum, crio uma lista Done por semana (Sprints) e na revisão semanal tenho uma visão melhor do como foi a semana. Em seguida arquivo esta lista e crio uma nova para a próxima semana.
  • Waiting for (Aguardando) – As tarefas delegadas ou aquelas que não posso fazer por estar aguardando alguma resposta de outra pessoa, vão parar nesta lista.

Para trabalhar os contextos, utilizo as etiquetas, primeiro, utilizo uma classificação indicada no livro A Tríade do Tempo, do autor Christian Barbosa, que classifica as atividades do dia em Importantes, Urgentes e Circunstanciais. Estou experimentando esta forma de classificar no momento e tem sido bem interessante.

Depois da classificação da Tríade, vem as etiquetas por contexto (lugar, ferramentas), tempo disponível e energia disponível.

Minhas etiquetas no Trello

Etiqueto os cartões no momento do processamento (diário ou semanal), depois é só usar os recursos de filtro do Trello.

Já meus projetos (tudo aquilo que requer mais de duas ações para ser concluído) eu organizo em outro quadro.

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Meu quadro de projetos no Trello

Cada cartão é um projeto e dentro dele crio checklists e anexo os cartões que estão no primeiro quadro (o quadro das ações), que são as tarefas do projeto.

Informações de um cartão no Trello

No Google Calendar, não tem muito mistério, tudo que capturei na Inbox e que ao processar ele possua uma data e hora específicas para ser realizados, vão para a agenda do Google.

Minha agenda no Google Calendar

Tenho algumas agendas especiais, como agenda de aulas particulares, agenda de projetos de clientes, o tickler, uma agenda de Entretenimento onde coloco datas de eventos como estréias de cinema, teatros, shows e até agendas de jogos do Barcelona ;).

Os artigos que acho interessante e gostaria de ler depois ou até mesmo tê-los por perto como referência, vão direto para o Instapaper.

Artigos salvos no Instapaper

Já as demais referências, como notas, ebooks e anotações vão para o Evernote.

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Primeiramente as referências são agrupadas em cadernos.

Meus cadernos no Evernote

O caderno Inbox era mais usado antes, quando utiliza o Evernote para realizar tarefas. Ele possui a mesma função da lista Inbox do Trello.

No caderno AlePoli estão as anotações que compartilho com a minha esposa.

Tenho também uma pilha Clientes, dentro dela um caderno para cada cliente, assim fica mais fácil compartilhar informações com eles e até mesmo passar todas as informações de uma vez.

Por fim, o caderno que possui mais notas, o de Referências, nele ficam todas as referências relacionadas a mim.

Depois de organizar as informações nos cadernos, é a vez de etiquetá-las de acordo com o tipo de assunto que há nas notas. Hoje tenho a seguinte estrutura de etiquetas:

Minhas Etiquetas no Evernote

Algumas etiquetas vão sair em breve, como as últimas, do Zendone. O aplicativo criava essas etiquetas automaticamente, e foram úteis em quanto eu o utilizei.

Isso é tudo!

Este é o meu sistema atual. Não é o melhor ou o mais correto, é apenas o que vem funcionando para mim hoje.

Encontrei um pacote de ferramentas que me atendem em qualquer lugar, sem custo algum e que me dão a liberdade de organizar as informações como bem entender.

Destaco a mistura feita entre o GTD e o Scrum que tem sido bem positiva para mim. Depois de usar várias ferramentas com listas de “ticar” checkboxes, entendi a estrutura do Trello, baseada em Kanban, mais interessante para uma melhor visão do andamento das tarefas.

Espero que o meu sistema ajude a montar o seu ou a fazer pequenas modificações que sejam úteis para ti.

E o seu sistema? Como é? Fala aqui nos comentários.

Forte abraço.

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Alexander Lima Administrator
Coach e Desenvolvedor de Software
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