Interrompa a Interrupção – Como lidar com as interrupções, ser mais produtivo e conseguir terminar seu dia tranquilo

Está mais do que comprovado que os seres humanos não funcionam no modo multitarefa.

O que talvez não esteja tão claro é o quão prejudicial as interrupções podem ser e o quanto improdutivo é parar uma tarefa para executar outra, ou dar atenção para alguma outra distração.

Você já deve ter sentido isso, não é?

Começa o dia de trabalho, inicia uma tarefa. Para. Faz outra “urgente”. Retorna a primeira. Interrompe novamente para ouvir seu colega do lado reclamando do trânsito. Foca de novo. Outra pausa para uma reunião de emergência. Volta. Para. Responde 10 e-mails. Responde o Whatsapp. Volta para continuar a primeira tarefa do dia e neste momento percebe que o relógio grita que já são 18:00.

O dia acabou. Você está cansado, estressado e com aquele nojento sentimento de “o dia passou e eu não fiz nada”.

Isso acontece com você?

Estudos afirmam que a multitarefa é responsável pela liberação do hormônio cortisol no organismo, o qual afeta tudo, desde a sua capacidade mental até a densidade dos seus músculos.

Os mesmos estudos afirmam que, em números, um indivíduo estressado por tarefas simultâneas pode perder até 10 pontos em uma avaliação de Q. I. (coeficiente de inteligência).

Segundo a Inc. (Small Business Ideas and Resources for Entrepreneurs) pode demorar em média 25 minutos para retornar a uma tarefa uma vez que somos interrompidos e mais ainda 30 minutos para atingirmos o estado mental focado a ponto de ser produtivo novamente.

Estima-se que o excesso de interrupção diminua em 40% nosso poder de realizar.

Espantado com o tamanho prejuízo de saúde e inteligência causados pela interrupção?

Te desafio então a continuar lendo este artigo, sem interrupções, para saber mais sobre:

  • Por que, definitivamente, não somos multitarefas
  • O que é uma interrupção
  • Como o cérebro reage ao ser interrompido
  • Quais os prejuízos financeiros e quanto as empresas estão perdendo com interrupções
  • Saiba quais são os vilões modernos da sua saúde mental
  • Como evitar interrupções e ser cada vez mais produtivo e tranquilo

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Definitivamente não somos multitarefas

Definitivamente não somos multitarefas

Já está mais do que provado: Nosso cérebro é incapaz de se concentrar em mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Um estudo foi realizado em 2009, pelo professor de comunicação da universidade de Stanford, Clifford Nass, para entender como os “multitarefeiros”  conseguiam fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Nass e sua equipe aplicaram questionários a 262 estudantes a fim de determinar o quão frequentemente eles faziam várias coisas de uma só vez. Para isso eles identificaram e separaram os estudantes em 2 grupos: Os multitaskers pesados e os multitaskers leves. O primeiro grupo era formado por universitários que passavam muitas horas da semana usando 12 formas de mídias diferentes, na maioria das vezes, ao mesmo tempo.

O resultado?

“Estávamos tentando descobrir no que eles eram bons, e descobrimos: em nada, disse Clifford Nass. “Eles eram piores em todas as três habilidades necessárias para ser um multitarefas”.

Os multitarefeiros foram ultrapassados em todos os sentidos.

A conclusão do professor de Stanford foi, em suas próprias palavras, “Multitarefeiros eram medíocres em tudo”.

Quando você tenta fazer duas coisas ao mesmo tempo só há dois resultados possíveis, ou não dá conta ou faz ambas mal.

“Fazer muita coisa ao mesmo tempo é meramente a oportunidade de estragar mais de uma coisa ao mesmo tempo”.

Steve Uzzell

Nesse momento, você pode estar pensando: “Tuuuuudo mentira. Eu faço várias coisas ao mesmo tempo. Eu ando e falo ao mesmo tempo, dirijo olhando para o GPS, cozinho e ouço música…tudo, tudo ao mesmo tempo”.

Sim. Você está certo.

Podemos fazer muitas coisas ao mesmo tempo, mas não podemos focar em duas coisas de uma só vez.

Tente, enquanto cozinha, prestar bastante atenção na letra da música. Consegue fazer isso sem parar por um instante de cortar os legumes ou temperar a comida? Ou então, olhe bem focado para os seus pés enquanto anda, prestando atenção em cada passo, e tente falar algo (que faça sentido) ao mesmo tempo.

Não dá! Ao focar em uma coisa você tira o foco de outra.

Não insista! Nem os computadores são assim. Por mais rápido que possa ser um computador ele processa um único bit por vez, de maneira muito rápida, mas, apenas um por vez.

Tranquilo até aqui? Vamos mais então.

O que é uma interrupção?

O que é uma interrupção

Você está concentrado terminando aquele relatório importante que tem prazo para hoje, quando o seu colega do lado, involuntariamente, dá aquele espirro que parece um torcedor enfurecido xingando o juiz no estádio por um pênalti não marcado. Há aquele baita susto. Você olha para o seu colega, faz alguma piadinha, e retorna ao seu relatório.

Um chef de cozinha está finalizando os últimos ajustes daquele prato especial, quando alguém ao seu lado, por acidente, deixa cair o prato, porém, o chef está tão concentrado que não percebe, e por fim, finaliza o seu prato.

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Percebe a diferença nas duas histórias acima?

Na primeira história temos uma interrupção e na segunda não.

Uma interrupção acontece toda vez que o foco da sua atenção é alternado de uma tarefa para outra.

Você está executando sua tarefa, para e redireciona a sua atenção para outra tarefa ou distração. Para, se reorienta e retorna a tarefa inicial. Este é o fluxo básico de toda e qualquer interrupção.

Nós somos acometidos por interrupções praticamente o dia todo.

Alternar entre tarefas simples, como por exemplo, assistir a TV e dobrar roupas, é rápido, fácil e indolor. Contudo, se você está trabalhando em uma planilha complexa, com muitas fórmulas e um colega aparece na sala para falar sobre um problema ou contar a última fofoca da empresa, a complexidade desta tarefa torna impossível alterna-la facilmente.

Levará um certo tempo para começar uma tarefa nova e recomeçar a que você largou, e não há nenhuma garantia de que você vá retomá-la do exato ponto de onde parou.

Sempre haverá um custo nesta alternância, e este preço está totalmente relacionado com a complexidade da tarefa em execução.

Como o cérebro reage ao ser interrompido

Como o cérebro reage ao ser interrompido

A mente humana possui canais, por isso somos capazes de processar diferentes tipos de informação em diferentes partes dele.

São estes canais que nos possibilitam andar e falar ao mesmo tempo. Há um canal cuidando da fala enquanto outro cuida do andar.

O grande lance aqui é que, ao andar e falar, você não está realmente focado nas duas atividades.

Uma acontece no plano da frente e outra no plano de fundo.

No livro Rápido e Devagar, Daniel Kahneman, nomeia estes canais como o sistema 1 e o sistema 2.

O sistema 1 opera automática e rapidamente, com pouco ou nenhum esforço e nenhuma percepção de controle voluntário.

O sistema 2 por sua vez, aloca atenção às atividades mentais mais complexas que o requisitam, como por exemplo cálculos complexos.

Quando começamos a aprender a andar o nosso sistema 2 estava em ação.

O processo foi lento, demorado, com muitas repetições e quedas até que finalmente o seu sistema 2 absorveu tudo que precisava para que a tarefa “andar” fosse executada de maneira super, hiper, mega simples pelo sistema 1.

Imagine que o seu sistema 2 fez uma “receita de bolo” muito simples para a tarefa “andar”, um passo a passo, e passou esta receita para o seu sistema 1, que não é lá muito inteligente, mas é muito impulsivo em executar.

Quando uma tarefa vai para o seu sistema 1 você não precisa mais dedicar foco a ela. O sistema 1 trabalha, digamos, sem que você perceba.

Para e pensa comigo.

Você não foca toda a sua atenção e esforço para andar, escovar os dentes ou tirar o carro da garagem. Isso já acontece no modo automático. Um dia, a algum tempo atrás você dedicou uma quantidade enorme de esforço e atenção para executar essas tarefas. Porém, hoje, com o tempo e repetição, o seu sistema 1 já aprendeu e você não precisa mais de tanto esforço e atenção para executá-las.

O bicho pega quando duas tarefas tentam usar o sistema 2 ao mesmo tempo. Ele é mais lento, mais racional e só trabalha com uma tarefa por vez.

Tente andar na corda bamba e resolver uma equação de segundo grau ao mesmo tempo.

Não dá!!!

(Aliás, nem tente, para eu não levar a culpa do aciente depois)

Principalmente se você não for tão bom em matemática.

Você não vai perceber, mas no momento em que você está andando na corda bamba, o seu sistema 2 está calculando a resistência da corda, o seu peso, para onde deve jogar o corpo para manter o equilíbrio e outra infinidade de cálculos para que você não despenque no chão.

Ao tentar resolver a equação de segundo grau ele vai parar, nem que por um instante, de realizar os cálculos para o seu equilíbrio.

O resultado?

Ou você faz a equação errada, ou despenca no chão, ou, o mais provável, os dois.

Portanto, ao ser interrompido, o seu cérebro precisa alternar da tarefa antiga para a nova, e essa troca possui um gasto de energia, equivalente a complexidade da tarefa.

Cada vez que você alterna entre tarefas, sua mente consome mais energia do que consumiria se você estivesse focado em apenas uma.

Isto talvez explique você ficar tão cansado no fim de um dia cheio de interrupções.

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Prejuízos Financeiros

Prejuízos Financeiros

Temos hoje no mercado de trabalho uma valorização da multitarefa. Muitas empresas gostam e até esperam que seus empregados assumam esse comportamento de tocar várias atividades ao mesmo tempo. Ainda mais em períodos de estagnação e ajuste econômico como o atual, em que o tamanho das equipes diminui e o trabalho cresce.

O que essas empresas talvez não saibam, ou preferem fechar os olhos para a realidade devido a crenças antigas, é que, exigir multitarefas dos colaboradores é um verdadeiro tiro no pé.

Uma estimativa coloca os custos das interrupções nos EUA (em termos de perdas em produtividade) em 588 bilhões de dólares – e olha que os Americanos são mestres em produtividade e muito mais produtivos que muitos outros países.

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Gloria Mark, professora da Universidade da Califórnia, descobriu que um profissional típico leva, em média, 25 minutos para retornar à tarefa original depois de uma interrupção. “Alguém que permanece 10 horas no escritório poderia ficar apenas 8 horas se trabalhasse com uma sequência de tarefas”, afirma.

Baseado na afirmação de Gloria, basta fazer as contas. Pesquisadores estimam que trabalhadores são interrompidos a cada onze minutos e, no fim, perdem quase um terço do dia recobrando-se dessas distrações. Em uma jornada de 8 horas de trabalho, uma pessoa então é interrompida, aproximadamente, umas 43 vezes no dia. Levando 25 minutos em média para conseguir retornar, são 1075 minutos ou pouco mais de 17 horas improdutivas.

Entende por que muitas vezes trabalhos que deveriam levar 1 dia levam 3, 4, 5 dias?

Agora,multiplique isso pelo valor hora de cada funcionário e você tem aí um belo prejuízo no fim do mês.

Nos tempos modernos, os escritórios são um mar de interrupções. As pessoas passam constantemente por sua mesa ao longo do dia, perguntando coisas, mostrando coisas, muitas vezes sem nenhuma utilidade.

Além disso, ainda estamos aprendendo a lidar com a imensidão de novas tecnologias que em termos de produtividades, chamamos de…

Os vilões modernos

Os Vilões Modernos

“Hoje há mais pessoas com celulares do que com banheiros. Isso criou a expectativa implícita de que devemos conseguir encontrar alguém sempre que for da nossa conveniência ainda que não seja da conveniência da pessoa”

Daniel J. Levitin

A frase acima pode talvez parecer engraçada mas é a pura verdade (se não acredita é só clicar aqui).

A informação hoje está acessível a um clique de distância. Pesquisa que antes eram feitas em horas e horas de leituras em bibliotecas (que nem sempre eram tão próximas ou acessíveis) hoje são realizadas em alguns poucos minutos.

Acontecimentos no mundo ou até mesmo na vida de amigos e parentes são divulgados e conhecidos quase que em tempo real.

Há mais informação na internet do que havia na biblioteca de alexandria.

Ter toda essa informação disponível é sensacional. O problema é que, por alguma insanidade humana, achamos que devemos consumir todo esse conteúdo de uma só vez, ou em um único dia.

Somos alertados o tempo todo por e-mails pipocando na sua caixa de entrada, os feeds de nossas 10 redes sociais chamando a sua atenção o tempo todo, celulares vibrando sem parar com mais uma mensagem de texto de “bom dia” no grupo da família, entre outros inúmeros alertas e chamadas nos gritando o dia inteiro, tornando impossível ter foco em qualquer tarefa que seja.

Toda essa tecnologia, que tem como objetivo facilitar nossas tarefas e nos tornar mais produtivos têm tido o resultado exatamente contrário.

Glenn Wilson, do Gresham College, em Londres, descobriu em uma pesquisa que o simples fato de a pessoa está tentando se concentrar em uma tarefa e perceber que há um e-mail não lido na sua caixa de entrada pode subtrair em 10 pontos o seu QI.

Wilson ainda demonstrou que as perdas cognitivas provocadas pela multitarefa são até maiores do que aquelas provocadas pela maconha.

Então, se você quer ficar doidão não precisa de drogas, basta saber que existem 10 novos e-mails na sua caixa de entrada, 15 atualizações de status no Facebook, 30 curtidas no Instagram e 87 novas mensagens no Whatsapp. Beleza?

Porém esse é o nosso mundo hoje, ou nos adaptamos a ele ou vamos viver sozinhos em alguma ilha off-line do mundo.

Como a ilha é algo bem mais difícil e o mundo em que vivemos é um mundo de interrupções, o que podemos aprender é…

Como vencer as interrupções

Como Vencer as Interrupções

Primeiro, por favor, entenda de uma vez por todas: Não é porque alguém te enviou uma mensagem no Whatsapp agora que você tem que responder agora, beleza? Muito menos você tem a obrigação de responder aos e-mails que acabaram de chegar na sua caixa.

Qualquer ser humano com o mínimo de raciocínio deve compreender que se ele tem algo realmente urgente a informar ou ele procura a pessoa desesperadamente até encontrá-la pessoalmente ou liga seguidas vezes para que a mesma entenda o recado.

Informações que são enviadas via qualquer tipo de mensageiro eletrônico, e-mail ou SMS, são informações que podem esperar algum tempo para serem vistas.

Devido a extrema facilidade em se comunicar hoje em dia, a própria comunicação perdeu o seu valor, assim como o seu tempo para respondê-las.

Por favor, não deixem que desvalorizem o seu tempo.

Tempos atrás, se o telefone tocasse e estivéssemos ocupados, ou não atendíamos ou desligávamos o alarme. Quando todos os telefones eram fixos, ninguém tinha a expectativa de poder falar conosco o tempo todo, se não conseguiam nos encontrar isso era considerado normal.

Antes do e-mail, para escrever para alguém era preciso se sentar com caneta e papel, ou máquina de escrever, e construir a mensagem com cuidado, pois erros geralmente significava jogar o papel fora e começar tudo de novo. Para enfim enviar a carta era necessário comprar um envelope, selo e procurar uma caixa de correio.

Com todos esses passos para se comunicar, dávamos mais valor a mensagem a ser passada, assim como havia mais paciência para entender que a pessoa não receberia a mesma na hora. Esse simples entendimento nos deixava mais focados na tarefa, ou seja, menos multitarefas.

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Entre em acordo com as pessoas

Eis o primeiro segredo para evitar interrupções: Faça um acordo com as pessoas que podem ou que costumam te interromper.

Por exemplo, eu e minha esposa temos um acordo desse tipo. Se ela ligar e eu estiver concentrado em uma tarefa, não atenderei e retornarei assim que estiver em um descanso ou outro momento que eu possa falar. Caso seja algo urgente ela vai me ligar 2 vezes seguidas. Ela liga a primeira vez e eu não atendendo, assim que desligo, ela liga pela segunda vez e eu já entendo que é urgente.

O mais importante para que isso dar certo é o entendimento de ambas as partes. Ela realmente só liga duas vezes seguidas se for algo urgente, que tem ser falado naquele momento, por isso, quando isso acontece, não penso duas vezes em parar o que estou fazendo e atendê-la. As demais mensagens que ela manda por Whatsapp por exemplo, ela não espera que eu responda na hora, do mesmo jeito eu com ela.

Resumindo, se ela precisa falar comigo naquele exato momento, ela vai me ligar por duas vezes.

Desligue todas as notificações

Você pode, e deve, desligar todas as notificações de seus dispositivos e programas de e-mail quando estiver trabalhando.

Os Smarthphones possuem a configuração de não perturbe, onde apenas alarmes, como seu despertador ou notificações da agenda, aparecem.

Ao toque de um botão, as chamadas serão automaticamente recusadas e as notificações dos aplicativos não emitirão nenhum som ou vibração.

Além disso, nestes aparelhos é possível configurar quais aplicativos podem enviar notificações.

Configuro o meu para que apenas a agenda, ligações não atendidas e outros poucos aplicativos enviem notificações. Nada de Whatsapp, Facebook e Instagram mandando notificações. Quando quero saber o que há de novo neles, eu vou até eles, no momento que eu achar oportuno.

Daí você se pergunta: “Cara, você já deixa no modo não perturbe, para que impedir que eles notifiquem também?”.

Nossa mente é ávida por novidades. A minha então, parece ser dependente química disso. Se por acaso olho sem querer para o celular e vejo um numerozinho qualquer que indique que tenho coisa nova para olhar, sou tomado por essa força da curiosidade que é mais forte que eu e vou acabar parando o que estou fazendo para olhar.

Além disso, me dá um sentimento de confusão e desordem quando olho para o celular e vejo a barra de notificação cheia de ícones. Por isso desativo todos eles e vejo as novidades dos app quando eu quero e não quando eles querem. Sacou?

Te convido a fazer esse teste por um dia. Você vai perceber que nada de mais aconteceu para requerer sua respostas e atenção imediata e vai se sentir mais descansado.

Então, você pode estar concluindo:

“Caramba, você quer me deixar desconectado do mundo”. Calma, não é nada disso.

Você pode e vai responder a todas as mensagens e e-mails do dia, o segredo é ter blocos de tempo reservados para isso.

Uma forma fácil de criar esses blocos é utilizar …

A Técnica Pomodoro

Esta técnica consiste em intercalar blocos de tempo de concentração total com blocos de tempo de descanso total.

Originalmente ela foi criada intercalando intervalos de 25 minutos de concentração na tarefa a ser executada com 5 minutos de descanso.

Nestes 5 minutos de descanso você deve parar absolutamente o que está fazendo e deixar a sua mente vagar, ou fazer qualquer outra coisa que não tenha a ver com a tarefa em execução, como por exemplo, responder e-mails, olhar o feed das redes sociais ou simplesmente vagar olhando as fotos do instagram.

Acabado os 5 minutos de descanso, desligue tudo novamente e volte a ficar 100% concentrado na sua tarefa.

Eu fiz um artigo completo aqui com todos os detalhes desta técnica. Clique aqui e veja como implementar o pomodoro no seu dia de maneira eficaz e quais ferramentas utilizar.

Acredite em mim, essa técnica me fez ser 100% mais produtivo e gerar mais resultados.

Mãos à obra!

Chegou até aqui sem ser interrompido? Se conseguiu, parabéns! Você conseguiu fazer algo que eu diria ser quase impossível nos dias de hoje.

Se não conseguiu, tudo bem. Continue tentando e aplique as dicas que dei acima.

Resumindo, desista de ser multitarefa. O começo de seu sucesso está em focar em uma única coisa por vez. Beleza?

Pegue agora a sua lista de tarefas, comunique as pessoas ao seu redor, desligue todas as notificações do computador e do celular, aplique a técnica pomodoro e vamos produzir coisa boa!

Seu cérebro, corpo e sucesso agradecem.

Se você tem dificuldades na hora de produzir e em lidar com as interrupções fale aqui nos comentários e vamos trocar experiências. Valeu?

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p dir=”ltr”>Forte Abraço!

Alexander Lima

Administrator

Coach e Desenvolvedor de Software
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