GUT e Eisenhower – Como identificar a prioridade do seu dia e fazer sempre o mais importante

Acredito firmemente que um dos grandes males do século para pessoas e empresas é o entendimento e a escolha, isso mesmo, escolha de prioridades.

Na minha experiência no mercado de trabalho, como professor em cursos de informática, como scrum master no desenvolvimento de software, ou ainda orientando e capacitando as pessoas a alcançar seus objetivos, presenciei por diversas verdades a criação de ambientes desfavoráveis e estressantes devido ao entendimento errado e a não escolha de prioridades.

Se você deseja ter um dia menos cansativo, mais produtivo, ter aquele sentimento de missão cumprida e alcançar seus sonhos, tudo isso, vai passar pelo entendimento e a sabedoria em identificar a prioridade na sua vida, no seu ano, no seu mês, na sua semana e, principalmente, no seu dia.

Exatamente isso, o seu dia. Ele é o mais importante. Não importa as milhões de coisas que você “tenha” que fazer, mas sim, o que realmente importa é aquilo que você pode fazer hoje, agora.

Não há como voltar ao passado e nem ir ao futuro. O único e exclusivo momento onde você pode realizar uma mudança, tomar qualquer atitude, fazer acontecer, é agora, neste exato momento, no exato lugar onde você está agora.

Não estou aqui com papinho motivacional ou para inspiração de qualquer coisa…isso é física! Você não pode estar no passado e no futuro. Não importa o quanto você queira, você está e sempre estará no presente e este é o único momento que você pode fazer alguma coisa.

Por isso, te pergunto: Qual a sua prioridade para agora?

Calma…eu sei que talvez você travou agora com um monte de opções na sua cabeça e é por isso que escrevo hoje este artigo. Assim como você outras tantas centenas de milhares de pessoas sentem dificuldades de entender o que é a prioridade no momento. Não só pessoas, como empresas e organizações também.

Existem algumas maneiras, métodos ou técnicas para definir prioridades, sem pensar muito ou demorar demais para realizar esta escolha, e hoje trago algumas dessas técnicas para te ajudar.

Por isso, continue lendo este artigo para que hoje mesmo você entenda qual a prioridade do seu dia.

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Você já sabe o que você quer?

Antes de eu descrever aqui técnicas para te ajudar na escolha da sua prioridade no momento, preciso muito que você responda a esta pergunta: O que você quer?

Pare agora, neste exato momento. Esta é a sua prioridade agora!

O que você quer? Onde quer chegar? Qual o seu objetivo?

Você precisa responder a estas perguntas, pois, a escolha de sua prioridade tem que estar de acordo com aquilo que você espera, com aquilo que você quer alcançar.

Por exemplo, se você deseja ter uma carteira de motorista, o que deve vir primeiro? Comprar um carro ou se matricular na auto escola?

Comprar o carro vai te ajudar a praticar a direção e a aprender a dirigir mais rápido, caso você ainda não saiba, mas, comprar o carro é uma das coisas que você precisa fazer para tirar a carteira de motorista? Não. Você consegue perfeitamente uma carteira de motorista sem ter um carro.

Por outro lado, você não vai conseguir sua habilitação caso não se matricule na auto escola. Se o seu objetivo é a habilitação para dirigir, sua prioridade tem que ser a matrícula na auto escola, ela é a primeira coisa a ser feita para você conseguir o que quer.

Agora imagine que seu objetivo é aprender a dirigir, apenas isto. Neste caso, pode ser que adquirir um carro ou pelo menos ter fácil acesso a um, seja a prioridade, pois, você precisa de um carro para aprender a dirigir.

Entrar em uma auto escola é um meio de aprender a dirigir, mas não o único. Talvez você possa aprender a dirigir com seu pai, ou alguma outra pessoa e pode ser que esse seja o caminho mais rápido para você.

Entendeu? Identificar o que você pretende, o seu objetivo, é o primeiro passo para escolher qual ação será prioridade no momento.

Você já sabe onde está?

Se você já sabe onde quer chegar, agora deve entender onde está neste exato momento.

Suponha que você queira fazer uma viagem para Cancun. Você está no aeroporto neste momento? Não. Então a sua prioridade deveria ser ir para o aeroporto. Você não pode ir para Cancun sem um avião e não pode pegar um avião sem ser no aeroporto.

Por isso, sua próxima parada é o aeroporto…mas…espere! Já garantiu as passagens? Então já sabe.

Percebe? Você já sabe onde quer ir, mas também tem que saber onde está, para poder escolher sua prioridade.

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Se você quer fazer esta viagem, mas neste momento, não tem a passagem e se quer viu os horários disponíveis, pegar o avião para Cancun está fora da sua lista neste momento.

Respondendo estas duas perguntas (onde quer chegar e onde está agora) e tendo-as claras em sua mente, podemos falar sobre algumas técnicas para identificar a prioridade do seu dia.

A Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas.

A matriz classifica cada problema que você julga pertinente pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

Esta ferramenta é muito utilizada em empresa, pois ajuda que todas as pessoas envolvidas cheguem juntos ao consenso do que deve ser feito primeiro, ou seja, a prioridade.

Para utilizar a matriz GUT os 3 conceitos utilizados para a classificação de um problema ou tarefa, são eles: Gravidade, urgência e tendência.

Neste momento, monte uma pequena tabela com 5 colunas: Tarefa/Problema, Gravidade, Urgência, Tendência, Prioridade.

Na coluna Tarefa/Problema, liste suas tarefas e problemas a serem resolvidos. Liste como vier a sua cabeça, não se preocupe com a ordem, apenas descarregue-os nesta tabela, beleza?

Agora vamos preencher as demais colunas.

Gravidade

Quando pensar na gravidade de algo, pense no cenário sem aquele algo. Basta responder a pergunta: Se não fizer esta tarefa ou não resolver este problema, o que pode acontecer?

Se a resposta for “nada”, não há gravidade nenhuma nesta tarefa. Agora, se resposta for que o seu objetivo não será alcançado, a prioridade é máxima.

Essa é uma reflexão muito boa e útil de se fazer. Tente e você vai perceber que anda se estressando muito por coisas sem gravidade.

Identifique a gravidade de acordo com a intensidade ou impacto que a ausência daquela ação pode causar.

A gravidade recebe um valor de 1 a 5, com as seguintes classificações:

  1. sem gravidade
  2. pouco grave
  3. grave
  4. muito grave
  5. extremamente grave

Vamos supor que você queira abrir um restaurante, temos as seguintes tarefas:

Vamos as perguntas:

Se eu não comprar alimentos, o que vai acontecer?

Sem alimentos, não tem restaurante, logo não posso abrir um restaurante sem comida. A ausência desta tarefa é extremamente grave, nota 5.

Se eu não contratar um cozinheiro, o que vai acontecer?

Sem um cozinheiro, não há quem prepare os pratos, porém, pode ser que eu mesmo cozinhe no início ou peça para algum parente. Portanto, consigo abrir um restaurante sem contratar um cozinheiro, mas não sem um cozinheiro, considero portanto uma tarefa grave, já que não me impede de abrir o restaurante, apesar de dificultar bastante as coisas para mim, nota 3.

Se eu não contratar um garçom, o que vai acontecer?

Bem um garçom ajuda muito no atendimento aos clientes, porém, caso eu não contrate eu mesmo posso atender os clientes indo até a mesa deles ou fazendo com que eles mesmos façam o pedido direto do balcão. Portanto, é totalmente possível abrir um restaurante sem garçons. A nota aqui vai de acordo com o que você espera de movimento. Se você acredita que assim que abrir o restaurante haverá muito movimento, não ter um garçom pode ser um pouco grave, nota 2. Porém, se você imagina um movimento baixo, pois abriu o restaurante agora, pode ser que nesse momento um garçom não faça a menor falta, nota 1.

Se eu não comprar um banner de divulgação, o que vai acontecer?

Provavelmente poucas pessoas vão comparecer na inauguração, mas isso não me impede em nada de abrir o restaurante. Portanto, nota 1, sem gravidade.

Se eu não comprar pratos e talheres, o que vai acontecer?

Onde as pessoas vão comer? Não tem como eu abrir um restaurante sem comida e sem ter onde por esta comida. Como antes de pensar em ter pratos eu preciso pensar o que por nesses pratos, ou seja, comprar alimentos, a tarefa comprar pratos e talheres vai receber nota 4, muito grave.

Nossa tabela então ficou assim:

Urgência

Relacione urgência sempre com o tempo. Tudo aquilo que tem prazo ou data acaba por ter uma urgência maior. Além disso, pense também no tempo disponível que você possui para executar aquela tarefa. Aumente a urgência daquilo que levar mais tempo.

A classificação é da seguinte maneira:

  1. pode esperar
  2. pouco urgente
  3. urgente, merece atenção logo que possível
  4. muito urgente
  5. necessita de atenção imediata

No nosso exemplo comprar alimentos, pratos e talheres possuem um prazo, que é a data e hora da abertura do restaurante, logo eles já vão tomar a frente e todo restante pode esperar.

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No entanto, vale lembrar que não basta apenas comprar os alimentos, eles devem ser preparados, o que levará algum tempo, provavelmente maior do que arrumar os pratos e talheres.

Por isso comprar alimentos receber 5, e comprar pratos e talheres 4.

Vamos atualizar a nossa tabela…

Repare que você pode repetir os números na sua avaliação.

Alguns podem entender que contratar um cozinheiro requer algum urgência, talvez uma nota 3. Como estou focado em abrir o restaurante, decidi que isso é algo que pode esperar. Porém essa foi a minha avaliação, é claro que a sua pode ser diferente.

Tendência

Aqui medimos a tendência de algo piorar conforme se posterga a ação.

Pense aqui, quanto mais demoro fazer isso mais o problema aumenta?

Vamos numerar a tendência também de 1 a 5.

  1. não irá mudar
  2. irá piorar lá no futuro, a longo prazo
  3. irá piorar no futuro, a médio prazo
  4. irá piorar em breve
  5. irá piorar rapidamente

Quanto mais demorar a comprar alimentos, mais corrido vai ficar para prepará-los, o que vai causar um estresse em breve.

Não comprar pratos e talheres irá piorar as coisas um pouco mais a frente, é algo que posso postergar um pouco mas que comprar alimentos, já que preciso de menos tempo para comprá-los e organizá-los.

Todas as demais tarefas eu considero como algo que não irá mudar, caso eu demore a fazer, para abrir o restaurante. Porém, perceba, se meu objetivo fosse manter o restaurante, aumentar a clientela ou o atendimento, esses valores seriam bem diferentes.

Vamos a mais um update em nossa tabela…

Para identificarmos agora a ordem de prioridade de nossas tarefas basta calcularmos a pontuação GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) que é dada pela multiplicação das 3 pontuações.

Nossa tabela terá os seguintes valores:

Logo, as tarefas devem ser feitas na seguinte ordem:

  1. Comprar alimentos
  2. Comprar pratos e talheres
  3. Contratar um cozinheiro
  4. Contratar um garçom
  5. Comprar banner para divulgação
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A Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower, foi o 34º Presidente Americano. Durante seu mandato, Eisenhower estabeleceu o Alasca e o Havaí como estados, permitiu a criação da NASA, lançou projetos para criação de rodovias interestaduais e criou a comissão dos Direitos Civis americanos.

Antes de assumir a presidência, Eisenhower foi general do exército americano durante a Segunda Guerra Mundial, sendo responsável pelo planejamento e execução das invasões da Alemanha e França, servindo como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa.

Além disso, ainda encontrou tempo para servir como Presidente na Universidade de Columbia, enquanto mantinha seu casamento, educava seu filho e praticava golfe e pintura a óleo como seus hobbies.

Se esse cara criou qualquer coisa sobre produtividade, ele merece atenção não acha?

A matriz Eisenhower trabalha apenas com dois conceitos para a priorização de tarefas: a urgência e a importância.

Urgência aqui deve ser tratada da mesma maneira que na matriz GUT, ou seja, relacionada ao tempo disponível e a prazos.

A importância está ligada ao papel daquela tarefa para a realização do seu objetivo.

Podemos relacionar a importância de Eisenhower com a gravidade na matriz GUT.

A matriz de Eisenhower é uma tabela simples de 2 linhas e 4 colunas.

Sendo assim, temos 4 quadrantes:

  1. Importante e Urgente
  2. Importante e Não Urgente
  3. Não Importante e Urgente
  4. Não Importante e Não Urgente

Com a matriz montada, basta agora completar suas tarefas do quadrante 1 até o 4.

No exemplo da abertura do nosso restaurante poderíamos ter a seguinte matriz:

Na hora de agir, o mais recomendado é que você tome as seguintes ações para cada quadrante:

Qual escolher?

O segredo da produtividade e (por que não?) do seu sucesso está no poder de suas escolhas.

Todos nós temos nossas responsabilidades e muitas tarefas e obrigações e o sucesso está totalmente ligado a qual você escolher realizar primeiro, ou seja, qual a sua prioridade naquele momento.

As duas técnicas que ensinei neste artigo são amplamente utilizadas não só por pessoas produtivas, como por organizações e empresas.

A grande função delas é ser um filtro para que você se concentre em apenas uma tarefa e tenha essa escolha mais facilitada.

A minha sugestão é: experimente. Faça testes. Use uma técnica por pelo menos uma semana e depois a outra pelo mesmo tempo e veja aquela que você ficou mais confortável e que principalmente, deu mais resultado para você.

Depois, é só mandar ver!

Já usou uma ou as duas técnicas? Comente aqui o que você achou e os resultados que elas geraram.

Forte abraço!

Alexander Lima

Administrator

Coach e Desenvolvedor de Software
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