A Metodologia GTD – O Guia Simples e Prático para controlar o rumo da sua vida de uma vez por todas

“O meu dia hoje está corrido, bem cheio! Não vou ter tempo pra mais nada. Tô com um monte de problemas para resolver. Precisava de mais umas 3 horas no meu dia.”

O trecho acima te parece familiar?

Acredito que a sua resposta foi sim. Sei disso pois, segundo pesquisas, 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo (sobrecarga e o excesso de tarefas) como principal estressor.

Seria esse realmente o seu problema, ou dos 62% dos brasileiros?

Se você tivesse duas horas a mais, os seus problemas estariam resolvidos e isso é tudo que você precisa na sua vida?

Hoje, posso afirmar com confiança que a resposta a estas perguntas é não.

Aliás, se você se encaixa nesse perfil, você deveria ter menos horas por dias. Isso mesmo, menos.

Isto por que seu problema não é tempo e sim o seu estilo de vida, a maneira como você está lidando com os seus compromissos e tarefas.

A maneira que você cuida de seu tempo agora não iria mudar com mais tempo disponível.

Se o seu dia fosse de 27 horas ao invés de 24, seriam 3 horas a mais de estresse e sentimento de confusão na sua cabeça.

Por isso que hoje, venho falar do GTD, uma metodologia que já aplico a aproximadamente 2 anos, que ajustou os eixos do meu dia e conseguiu me deixar mais tranquilo e conhecedor de todos os meus compromissos e tarefas.

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O método GTD

GTD é a abreviação da marca “Getting Things Done, traduzido no Brasil como “A Arte de Fazer Acontecer”. Um sistema de gestão inovador para a vida pessoal e profissional desenvolvido pelo norte-americano David Allen, e publicado primeiro em 2001 no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (A Arte de Fazer Acontecer no Brasil).

Ele é um método poderoso para gerenciar compromissos, informações, comunicações e tudo mais que você possa imaginar que apareça no seu dia.

Fruto de mais de 30 anos em serviços de consultoria, coaching, acompanhamento pessoal, treinamentos e programas organizacionais com milhares de pessoas em todo o mundo.

Mais do que uma ferramenta para gerenciar tarefas e projetos, o GTD se preocupa com questões fundamentais de trabalho com significado, vida consciente e bem-estar psicológico.

Ele permite que você gerencie os seus “acordos” de maneira extremamente eficaz, deixando sua mente livre para pensar, ter ideias e criar novas oportunidades.

O GTD trata-se de ficar seguro de que está fazendo o que deveria estar fazendo no momento certo.

Princípios do GTD

David Allen desenvolveu a metodologia sempre apoiado em alguns princípios que o mesmo pontua em diversas partes do seu livro.

Estes princípios justificam os passos e a maneira de agir de quem utiliza o método.

Recomendo que também tenhas estes princípios sempre em mente, eles realmente serão como guias que irão te manter no rumo para a sua produtividade.

“São muitos os métodos, mas poucos os princípios. Quem domina os princípios pode escolher com sucesso os próprios métodos. Quem tenta adotar os métodos ignorando os princípios com certeza enfrentará problemas.”

– Ralph Waldo Emerson

Nenhum programa de computador ou app do seu smartphone vai fazer o seu dia ganhar mais 24 horas ou terminar de vez com todas as suas tarefas.

Por mais recursos que eles possam ter, são apenas mais um monte de coisa para aprender se a pessoa que os usa não tiver os princípios e o mindset correto para fazer um uso eficiente da ferramenta.

Por isso, continue lendo para saber como sua mente deve estar antes de pensar em aplicar o GTD.

1 – Sua mente foi feita para ter ideias e não para guardar informações

Essa eu demorei a pegar, mas quando finalmente eu entendi fez toda a diferença.

Passei muitos anos da minha vida tentando lembrar de tudo, guardar tudo na memória.

Esse é um péssimo hábito que você deve abandonar imediatamente.

Nossa mente consegue guardar todas essa informações. Estudos estimam que conseguimos armazenar cerca de 2,5 petabytes de informação. Isso significa 2.500 HDs de 1 terabyte (que provavelmente você tem em seu PC ou Notebook agora) na sua cabeça.

Se no seu HD de 1 terabyte você já consegue armazenar milhares de músicas, imagens, documentos, fora os programas instalados, imagina em 2.500 HDs?

Espaço tem. O problema é acessar toda essa informação armazenada. Seu cérebro sabe disso, e para facilitar, só acessa as informações úteis no momento, através de gatilhos mentais.

Já pensou se você se lembrasse de tudo que já viveu a todo momento? Que loucura né?

Por mais que tenha bastante espaço, o seu cérebro mantém um número reduzido de informações na sua memória operacional, que é aquela que você usa para guardar as informações que você precisa no momento.

O pesquisador Nelson Cowan, conclui, em 2001, que nossa cabeça consegue reter apenas 4 informações na memória operacional, sendo que para cada nova informação que temos que processar, nossa cabeça precisa abrir mão de alguma das outras informações mantidas até então.

Por isso, não tente guardar mais informação ainda do que o seu cérebro já guarda a vida toda e muito menos lidar com 4 coisas ou mais ao mesmo tempo.

Deixar informações na mente e ficar pensando nelas o tempo todo para não esquecer só vai te trazer estresse.

Imagina se você sai de manhã de casa sabendo que precisa pagar uma conta, e tenta ficar lembrando desse compromisso a todo momento, até a hora de pagar. Estressante né?

É muito melhor apenas anotar isso ou deixar um lembrete na agenda que te lembre daquilo na hora em que você já pode pagar.

Afinal, por que ficar pensando em pagar uma conta no banco as 8 horas da manhã se o banco só abre às 10?

Além disso, como ter ideias criativas e encontrar soluções para problemas complexos se você não para de pensar nas suas dívidas, nos seus problemas, nas suas tarefas e em tudo mais.

O primeiro princípio ao qual você deve se agarrar é o de fazer o possível para que nada fique na sua mente.

Se algo precisa da sua atenção, ou alguma informação nova chegou, ou você vai resolvê-la logo, ou vai anotá-la para verificar posteriormente, ou qualquer outra coisa, menos deixá-la na sua cabeça. Combinado?

2 – A mente como água

Talvez você já tenha ouvido essa frase em algum filme de artes marciais. Pois é daí mesmo que vem a ideia.

Jogue uma pedra na água e repare o seu comportamento. Ela sempre reage em conformidade com a força e à massa do objeto.

Coloque água em uma garrafa e ela tomará a forma daquela garrafa, passe-a para um copo, e agora, ela terá o formato do copo.

Citando as palavras do próprio David Allen:

“A água é o que é e faz o que faz. Pode oprimir, mas não se oprime. Pode ser plácida, mas não se impacienta. Pode ser obrigada a mudar seu curso, mas não se frustra.”

Pegou a ideia?

Nossa mente, assim como a água, deve se adaptar a situação. Reagir de acordo e com a mesma força e intensidade que ela imprime. Nem mais, nem menos.

Sua habilidade de gerar potência é diretamente proporcional à sua habilidade de relaxar.

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No geral damos menos ou mais atenção às coisas do que elas de fato merecem.

Podemos deixar a nossa mente clara e limpa, para fazer um julgamento melhor sobre tudo e dar a atenção e energia devidas as situações de acordo com o que elas realmente merecem.

3 – Acordos internos

Acordos internos são aquelas coisas que você entende que são importantes, ou que devem ser feitas, mas nem sabe bem o motivo disso, porém, isto está ali, te martelando que deve ser feito.

Qualquer coisa que você tenha se comprometido a fazer irá te perseguir no seu inconsciente e ficará lá até que você tome alguma ação ou decisão sobre o que fazer com ela.

Esses “laços abertos” ou “pendências” ficarão sempre ali, chamando a sua atenção em momentos errados.

Para lidar com isso você deve capturar tudo aquilo que está chamando a sua atenção e esclarecer, ou seja, entender de fato o valor, a importância daquilo para o seu dia, para a sua vida.

Tudo aquilo que está inacabado na sua cabeça deve ser coletado para um sistema confiável, fora da sua cabeça.

Em seguida você deve identificar qual o seu acordo com aquilo e entender o que deve ser feito para cumpri-lo.

Por fim, assim que tudo estiver esclarecido, estabeleça um sistema organizado de lembretes que você consultará com regularidade.

4 – Perspectiva Ampla contra Detalhes Práticos

O quarto princípio é sobre o equilíbrio entre as nossas metas mais importantes e a execução prática do dia a dia.

Há um pensamento amplamente compartilhado que afirma que entender nossas metas de vida como missão, propósito, objetivos profissionais, objetivos espirituais, enfim, olhar somente para o horizonte mais amplo, a longo prazo, é a solução para lidar com o nosso mundo complexo.

No entanto o excesso de distrações no dia a dia não nos permite manter o foco em um nível mais elevado.

Ilustrar níveis e valores mais elevados acaba por aumentar nosso grau de exigência, tornando imperceptível que muitas outras coisas devem ser mudadas.

Por exemplo, saber que o seu objetivo profissional é se tornar um CEO de uma grande empresa de tecnologia não fará com que a sua casa fique limpa sozinha ou que a roupa que você vai usar amanhã fique limpa e bem passada, sacou?

Esclarecer e ter ciência de grandes objetivos e metas mais amplas não faz com que detalhes do dia a dia desapareçam.

O seu sistema de gerenciamento deve ser coerente com tudo que ocorre na sua vida e que merece a sua atenção.

Ele deve abranger o contexto mais amplo e os pequenos detalhes da sua vida, gerenciar múltiplas camadas de prioridade e controlar as centenas de novas informações que chegam a você todos os dias.

Seu sistema confiável deve fazer tudo isso e ainda poupar o seu tempo e esforço para mantê-lo funcionando e ativo.

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Os 5 passos para usar o GTD na prática

A aplicação do GTD na prática se resume a um único parágrafo:

Você captura ou coleta aquilo que chama a sua atenção; esclarece o que cada item significa e o que deve ser feito com ele; organiza os resultados, que devem apresentar as opções sobre as quais refletiu; e então escolhe aquelas em que irá se engajar.

Passo 1: Capturar ou Coletar

O primeiro passo é capturar tudo aquilo que chama a sua atenção.

Sabe aquelas coisinhas que estão aí martelando na sua cabeça, gritando “ME RESOLVE! ME RESOLVE!”? Você deve tirá-las todas da sua cabeça e migrá-las para o mundo externo, ou seja, fora da sua mente.

Para isso você pode usar coisas tão simples como um bloco de papel, ou até mesmo algum aplicativo de celular para anotações.

Não importa o meio e sim que você colete e registre tudo aquilo que chama a sua atenção em um único lugar ou em poucos lugares chaves, são eles:

  • Caixa de entrada do seu e-mail.
  • Caixa de entrada física: são colocados aqui todos os papéis, relatórios, cartões de visita, post-its, recados, etc.
  • Caixa de entrada digital: para colocar arquivos digitais. Pode ser uma pasta no seu computador, algum aplicativo de anotações como Evernote, Keep, One Note ou até mesmo um aplicativo de tarefas que facilite a captura de atividades como o Trello.

Não importa o que seja, se algo precisa ou precisará da sua atenção, então ele deve ser coletado para uma de suas caixas de entrada.

Neste momento você não precisa decidir se algo é importante e nem se preocupar em dar qualquer tipo de classificação.

Este é o momento apenas de coletar tudo, do jeito que estiver e juntá-los em suas caixas de entrada.

Passo 2: Processar ou Esclarecer

Agora que você tem tudo o que merece a sua atenção em um só lugar, e que não seja na sua cabeça, é hora de entender melhor e esclarecer cada item.

Pegue cada item da sua caixa de entrada, na ordem em que foram capturados, e processe cada item da seguinte maneira:

O item demanda ação?

É uma tarefa? Você precisa fazer agir de alguma maneira? Aqui, agir significa uma ação física, por exemplo: Enviar um e-mail, fazer o resumo do livro, pintar a parede da sala.

Se a resposta for não, há 3 ações possíveis:

  1. Jogue no lixo, tudo aquilo que não for mais necessário
  2. Incube, aquilo que não é necessário agora, mas pode vir a ser no futuro.
  3. Guarde ou arquive como referência, para aquilo que é uma informação útil e que pode ser necessária mais adiante.

Se a resposta for sim…

  • Faça agora mesmo, caso leve menos de 2 minutos para fazer
  • Guarde como Projeto, caso demande mais de uma ação para ser concluído
  • Delegue, caso possa ser feito por outra pessoa
  • Agende no calendário, caso possua dia e hora definidos
  • Organize em sua listas de afazeres, que serão classificadas por contexto

Passo 3: Organizar

Ser organizado significa simplesmente que o lugar destinado as coisas sejam compatíveis com o que elas significam para você.

Tudo que foi processado no passo anterior deve ser organizado em listas, que são qualquer tipo de conjunto de lembretes que podem ser revisados.

Você pode criar suas listas em um caderno, em um programa de computador ou até mesmo pasta de arquivos que contenham uma folha diferente para cada item.

São recomendadas, pelo menos 7 listas, são elas:

  • Caixa de entrada, para capturar tudo de novo que aparecer na sua mente.
  • Calendário, para todos os itens que devem ser feitos por você e que possuem data e horário para acontecer.
  • Próximas ações, para todos os itens que devem ser feitos por você e que NÃO possuem data e horário específicos para acontecer
  • Aguardando resposta, para todos os itens que demandam ação de outras pessoas, mas que você gostaria de acompanhar o andamento da ação.
  • Referências, para todos os itens que não demandam ação mas que você pode vir a precisar algum dia.
  • Projetos, para todos os itens que demandam mais de uma ação para serem concluídos.
  • Algum dia/talvez, para todos os itens que não demandam uma ação imediata mas que você talvez queira fazer no futuro, algum dia, talvez, quem sabe?

4 – Refletir ou revisar

Pouco adiantará você executar os 3 últimos passos se não estiver em sintonia e consciente com as suas listas.

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Para isso é necessário revisar periodicamente o seu sistema, estar em sintonia com ele, confirmar se tudo está onde deveria estar e se há coisas que não fazem mais sentido em suas listas.

Você pode escolher fazer revisões nos mais diversos intervalos de tempo, como revisões diárias, semanais, mensais, quinzenais, semestrais, anuais ou sazonais.

Para a maioria dos praticantes do GTD, e para o próprio David, o fator crítico do sucesso é a revisão semanal.

Muitos gostam de fazer as revisões nas sextas-feiras, deixando tudo preparado para a semana seguinte (e criando espaço mental para aproveitar o final de semana) ou no domingo, que costuma ser um dia mais tranquilo para pôr as coisas em ordem.

Segue um checklist para fazer a revisão semanal:

  • Capture papéis e materiais avulsos
  • Esvazie suas caixas de entrada
  • Esvazie a cabeça
  • Revise suas listas de próximas ações
  • Revise os dados passados do calendário
  • Revise os dados futuros do calendário
  • Revise a lista aguardando resposta
  • Revise a lista de projetos
  • Revise quaisquer checklists relevantes
  • Revise a lista de algum dia/talvez

Passo 5: Fazer ou Engajar

Todos os passos anteriores tem como propósito deixar o ambiente favorável para o quinto passo.

Afinal, não seria coerente uma técnica para “fazer acontecer” sem o passo de “fazer”.

Se você já coletou tudo aquilo que chama a sua atenção, processou, organizou e revisou, deve ter uma bela lista de “coisas” para fazer agora, ou melhor dizendo, uma lista de próximas ações com um número considerado de itens.

Nenhum sistema de gestão é eficaz se não te der recursos para uma tomada de decisão. Este sistema será ainda melhor se te oferecer meios para tomar decisões rápidas, que não seja muito custoso para você decidir se liga para Isabela, se manda um e-mail para o Luiz ou se arruma a sua mesa de trabalho.

A metodologia GTD oferece 3 modelos para ajudar você a ter uma tomada de decisão mas rápida e inteligente.

1 – Modelo dos 4 critérios

Quando olhar para sua grande lista de próximas ações, filtre-a por estes critérios, nesta ordem: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

  • Contexto: São poucas as ações da sua lista que podem ser executadas em qualquer lugar. Geralmente haverá um lugar específico e ferramentas específicas para que você possa de fato se engajar na ação. Se estas condições não se apresentam, será desperdício de tempo apenas pensar nesta ação. Alguns exemplo de contexto são: Em casa, No Trabalho, No computador, No Telefone, Na cozinha, etc.
  • Tempo disponível: Você terá um compromisso com a sua família daqui a 10 minutos e está só esperando todos ficarem prontos. Se você tem 10 minutos, não há razão para querer fazer uma ação que levará 30 minutos ou 1 hora. Neste momento, filtre a sua lista de próximas ações pelo contexto em que se encontra (no exemplo, provavelmente seria em casa) e pelo tempo disponível, ou seja, ações que levem até 10 minutos.
  • Energia disponível: Quanta energia você tem? Algumas ações exigem uma maior quantidade de energia, outras não. Se você acabou de acordar, tomou o seu café da manhã caprichado, está bem descansado e a todo vapor, talvez seja melhor agora fazer aquelas tarefas mais complicadas e tomar decisões importante do que, por exemplo, limpar a sua mesa ou separar a roupa que vai usar para ir a festa no fim de semana. Faça as tarefas que precisam da energia que você tem disponível no momento.
  • Prioridade: Neste momento entra a sua intuição, ou seja, aquilo que você sente que é o mais importante, ou que vai te incomodar em breve se você não fizer. Se você já filtrou a sua lista pelo contexto, tempo disponível e energia disponível, provavelmente terá uma lista bem menor agora. Escolha aquela ação que você sente que é a prioridade, ou seja, que deve ser feita primeiro naquele momento. Escrevi este artigo onde mostro duas técnicas para você escolhe a prioridade em uma lista, cairá como uma luva neste momento.

2 – Modelo Tríplice para identificar o trabalho

Há 3 tipos de atividades que você pode estar fazendo no seu dia ou que pode optar por fazer:

  • Trabalho pré-definido: Você está engajado nos compromissos do calendário e na sua lista de próximas ações. Aqui você foi na sua lista e escolheu o que fará hoje e está engajado nisto.
  • Trabalho a medida que aparece: Aquelas ações inesperadas, imprevistas nas quais você precisa ou escolhe se engajar.
  • Definir o seu trabalho: Aqui ocorre quando você estiver processando suas caixas de entrada, neste momento você irá executar as ações que levam menos de 2 minutos, arquivar informações e descartar muita coisa inútil.

Um vez definido o seu trabalho haverá a confiança que a sua lista está completa. O modelo dos 4 critérios ainda dará mais opções do que você deve fazer.

3 – Modelo de seis níveis para revisar seu próprio trabalho

Este terceiro modelo daria pelo menos uns 2 artigos inteiros para explicar e demonstrar. Por isso aqui darei somente um apanhado geral, se não, este não seria um guia simples e prático.

O modelo de seis níveis ajudará você a definir as prioridades da sua vida, logo, deixará mais fácil identificar a prioridade do momento.

Olhando para o nosso trabalho pelo lado de fora da caixa, veremos pelo menos seis perspectivas diferentes, que Allen trata como horizontes:

  • Horizonte 5: Propósito e princípios
  • Horizonte 4: Visão
  • Horizonte 3: Objetivos
  • Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade
  • Horizonte 1: Projetos em andamento
  • Térreo: Ações atuais

Resumindo, quando você for definir a sua prioridade, irá verificar se os itens da lista estão de acordo com os seus horizontes.

Este é um dos pontos que tornam o GTD tão eficiente, e ao mesmo tempo, o que faz com que muitos o ache complicado.

Por isso não vou neste momento me aprofundar neste assunto, para não induzir, quem está querendo começar o GTD, a pensar em coisas mais profundas, acabar achando complicado demais e não conseguir implementar a metodologia.

Conclusão

Neste artigo dei uma visão geral sobre o método colocando as informações mais relevantes que devem ser entendidas para pelo menos começar a usar o GTD no seu dia.

Recomendo, para quem for começar a usar, que vá devagar, passo a passo.

Comece primeiro adquirindo o hábito de capturar tudo que há na sua mente e jogar para um recipiente externo, fora da sua mente. Só esse passo já irá deixar você mais aliviado(a), como se tivesse tirado um peso das costas.

Para quem quiser se aprofundar mais depois deste artigo, a maior fonte e referência para o método é sem dúvida o livro. Portanto adquira e leia o livro, nem é caro viu?

A empresa Call Daniel é uma das representantes do método de David aqui no Brasil, autorizada pelo mesmo a aplicar treinamentos sobre o método.

Uma das autoridades sobre o GTD, e que me ajudou bastante no processo de implementação, é a Thais Godinho, do blog Vida Organizada. Se quer se aprofundar mais no assunto, você tem que dá um pulo lá no blog dela.

Já usa o GTD ou quer usar? Fala aqui nos comentários e vamos trocar uma ideia!

Forte abraço.

Alexander Lima

Administrator

Coach e Desenvolvedor de Software
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