7 ferramentas digitais gratuitas para implementar o GTD

Continuando nossa saga pela metodologia GTD, vamos falar sobre um dos assuntos mais discutidos entre os usuários do método: ferramentas.

“Qual ferramenta eu utilizo para implementar o GTD?”. Pode ser a pergunta que está na sua cabeça neste instante.

Estamos vivendo a era da tecnologia e as opções de aplicativos nos mais diversos dispositivos crescem a cada dia mais, tanto pagas, quanto gratuitas, elas só fazem crescer feito Gremlins.

Quando comecei a utilizar o GTD, a dois anos atrás, tive essa mesma dúvida e comecei a fazer muitas pesquisas sobre o assunto e descobri quais ferramentas as pessoas que já utilizam o método usam.

Durante esta jornada experimentei algumas destas, por vários meses, que me ajudaram a utilizar o método corretamente e a evoluir nele.

Por isso, hoje, trago uma lista com 7 ferramentas gratuitas para você começar a usar o GTD agora mesmo.

O foco desta lista são ferramentas que te ajudem a utilizar o método, e que não sejam mais uma complicação para você. Por isso são ferramentas que utilizei, e algumas eu ainda utilizo, de fácil aprendizado e que possui muito material de referência na internet, e claro, são gratuitas.

Não pode mais ter desculpa de ferramentas para usar o GTD depois de ler este artigo, heim?!

Se você ainda não sabe o que é o GTD, recomendo que leia nossos artigos sobre o assunto aqui no blog, em especial estes dois:

Atenção!

Antes de começarmos a falar sobre as ferramentas, vai aqui um aviso importante: Não fique viciado em ferramentas!

Um monte de pessoas que tentaram aplicar o método passaram mais tempo procurando ferramentas do que de fato usando o GTD.

Importante frisar, que em qualquer metodologia, a ferramenta é algo que vai otimizar e até automatizar a utilização do método, ou seja, ela não é o método.

Por isso, se você tem dificuldade com tecnologia, parta para o papel. Um bloco de notas e uma caneta já são suficientes para você aplicar o GTD, e depois, quando você já estiver mais confortável na utilização do método, pode procurar uma ferramenta digital para otimizar aquilo que você já sabe. 😉

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Todoist

Participando de fóruns e grupos sobre o GTD, cheguei a conclusão que esta é a ferramenta mais utilizada pelos amantes do GTD.

O Todoist é multi plataforma, característica muito relevante atualmente onde podemos trabalhar tanto em casa quanto no celular.

Aliás, neste quesito o Todoist ganha nota 10. Ele possui versões para android, Iphone, Ipad, Windows XP/7/10, MAC, Web, extensões para o Chrome e até plugins para outlook e gmail. Você pode ter acesso a todos clicando aqui.

Todas as versões possuem uma interface semelhante, ou seja, você não vai precisar ficar aprendendo ele de novo cada vez que mudar de dispositivo.

No Todoist você pode criar tarefas, projetos, etiquetas (tags) e criar filtros de tarefas personalizados, sendo que essas duas últimas só está disponível na versão paga da ferramenta que custa R$ 92,90 por ano (menos de R$ 7,75 por mês).

Logo de início ele já classifica suas tarefas em 3 tipos de listas muito úteis: Caixa de Entrada (onde você deve jogar tudo que venha na sua mente), Hoje (tarefas que tem prazo vencendo hoje) e Próximos 7 dias (tarefas que vencem essa semana), esta última é ótima para a revisão semanal.

A visão da ferramenta para os próximos 7 dias é ótima.

Para uma aplicação eficiente do GTD no Todoist é preciso utilizar as etiquetas, pois nela você trabalhará os seus contextos, ou seja, as situações propícias para a execução daquela tarefa, por exemplo: Computador, Casa, Escritório, Celular, Rua, etc.

Durante o dia você elimina as tarefas com prazo para hoje e depois parte para as tarefas das etiquetas de acordo com o contexto em que você se encontrar.

Um diferencial bem legal do Todoist é que ele te ajuda a mensurar a sua produtividade com algo que ele chama de Karma. Ele mostra a sua produtividade diária e semanal, e vai somando pontos a medida que você realiza as suas tarefas, determinando assim o seu Karma.

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Wunderlist

O Wunderlist foi uma das primeiras ferramentas que usei (aliás, acho que foi a primeira) quando comecei a tentar me organizar (nem conhecia GTD ainda).

A ferramenta trabalha com listas de tarefas semelhante ao Todoist, e assim como ele, também possui versões para os mais diversos dispositivos, o que é um ponto super positivo.

O Wunderlist se destacou de tal maneira que a Microsoft já comprou, e desenvolveu, utilizando os mesmos desenvolvedores do Wunderlist a ferramenta To-do, que será um espécie de substituto do Wunderlist no futuro.

Eu usei muito pouco o To-do, e pude perceber (obviamente) que ele é muito semelhante ao Wunderlist. Caso queira experimentá-lo é só conferir a página oficial aqui.

Voltando ao Wunderlist, podemos criar as listas e agrupar essas listas em pastas, ou seja, como estamos falando de GTD o recomendado é criar as listas Próximas Ações, Aguardando Resposta, Um dia/Talvez, uma lista para cada projeto e agrupá-los em uma pasta Projetos.

Em cada tarefa é possível definir uma data para entrega, uma data e hora para ser lembrado da tarefa por uma notificação, adicionar subtarefas (que você pode usar como um checklist), adicionar anotações, adicionar anexos que podem ser arquivos do próprio dispositivo, do Dropbox ou um áudio e adicionar comentários, que é ideal para ser usado utilizando o Wunderlist com mais de uma pessoa.

Conforme as tarefas recebem datas o Wunderlist automaticamente cria as listas Hoje e Semana, onde rapidamente é possível visualizar as tarefas que devem ser entregues no dia e na semana.

Para trabalhar com os contextos basta digitá-lo utilizando uma hashtag (“#”), o Wunderlist irá transformar a palavra em um link, que ao ser clicado já exibe todas aquelas tarefas pelo contexto.

Diferente do Todoist, este recurso já está disponível na versão gratuita da ferramenta.

Toodledo

Esta foi a primeira ferramenta que utilizei para implementar o GTD.

A ferramenta possui muitos recurso além de organizar tarefas, como anotações, organogramas, checklists e até mesmo um controle de hábitos.

O Toodledo é o mais pronto para trabalhar o GTD em todos os seus níveis. Ao criar uma tarefa você pode relacioná-la aos seguintes itens: Pasta (que eu utilizava para representar as minhas áreas de responsabilidade), Contexto, Objetivo (que eu utilizava para os meus objetivos de longo prazo), Data de início, Data de conclusão, Repetição (para tarefas diárias, semanais, mensais, etc), Duração, Prioridades, Tags, Status e Anotações.

Um ponto negativo da ferramenta é o que ela mesma classifica como contexto. Do modo que a mesma trata o termo, você poderá vincular apenas um contexto a uma tarefa, e muitas vezes uma tarefa possui mais de um contexto. Isto pode ser contornado utilizando as tags.

Os status servem como nossas listas no GTD, no Toodledo são fixas e definidas da seguinte maneira: Próximas Ações, Ativas, Planejando, Sem Status, Delegados, Aguardando, Aguardar, Adiado, Um dia, Cancelado, Referências.

A ferramenta fornece meios de visualizar suas tarefas agrupadas por, praticamente, todas as classificações que podemos atribuir a elas, ou seja, você pode ver suas tarefas agrupadas por Pasta, Contexto, Objetivo, Prazo, Calendário, Duração, Prioridades, Tags, Status.

Dentro das formas de visualização é possível definir até 3 níveis de ordenação das tarefas.

Por exemplo, você pode visualizar as suas tarefas por data e dentro desta visualização ordená-las por contexto, tempo e prioridade.

Repare que na visualização por data, o Toodledo permite visualizá-las de várias maneiras, como tarefas atrasadas (overdue), com prazo para hoje (Due Today), com prazo para amanhã (Due Tomorrow), Próximos 7 dias (Next 7 days), etc.

Interessante se focar nas tarefas por data primeiramente e em seguida visualizá-las pelo status Next Action.

Evernote

O Evernote é uma das ferramentas mais utilizadas em qualquer metodologia de produtividade. Aliás, acho que até quem não tem uma metodologia utiliza o Evernote. Isto por que ele não é exatamente um organizador de tarefas e sim um organizador de anotações.

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A ferramenta possui versões para Windows, Mac, Android, Iphone e Web e você pode encontrá-las clicando aqui.

Eu o utilizo para ser o meu repositório de referências, para as tarefas uso outra ferramenta da qual falaremos mais a frente. Porém, muitos dos usuário do GTD o utilizam para o sistema completo e são bem sucedidos nisto.

O evernote trabalha apenas com 4 elementos para a sua organização: Pilhas, Cadernos, Notas e Etiquetas.

Suas notas são agrupadas em cadernos e uma nota só pode estar em um e somente um caderno, porém, a mesma pode receber diversas etiquetas ao mesmo tempo.

Por sua vez, a pilha nada mais é que um agrupador de cadernos.

Geralmente quem utiliza o Evernote para organizar suas tarefas, usa o caderno para ser as listas (Entrada, Próximas Ações, Aguardando Resposta, etc) e as etiquetas para trabalhar os contextos.

Há quem crie pilhas de cadernos para ser as listas e os cadernos para ser contextos, este é o caso da Thais Godinho que publicou o seu setup de GTD no evernote em um artigo do seu blog que você pode ler aqui.

Como eu o utilizo apenas para referências, tenho um setup um pouco diferente.

Possuo basicamente os cadernos Inbox – para guardar qualquer referência sem pensar muito, AlePoli – Caderno de referências que compartilho com a minha esposa, Clientes – notas de referências de projetos de clientes, Referências – meu caderno pessoal de referência.

Depois disso tenho inúmeras etiquetas para classificar melhor minhas notas e encontrá-las mais rapidamente e agrupadas.

Uma nota do evernote pode possuir uma data e hora para ser usado como lembrete, pode anexar documentos e arquivos, anexar arquivos do Google Drive, áudios e fotos.

Um recurso bem interessante é o de poder compartilhar cadernos e notas, tanto diretamente, informando o usuário do evernote com quem deseja compartilhar como através de um link de compartilhamento onde qualquer pessoa (mesmo que não utilize a ferramenta) pode ter acesso a anotação.

Para quem quiser aprender mais sobre esta ótima ferramenta vale a pena seguir o Vlad Campos que é um especialista certificado em evernote e possui muito conteúdo útil no seu site.

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Remember The Milk

“Não esquece o leite!”, quem não ouviu isso da mãe ou até da esposa heim? Pois foi em cima dessa frase que resolveram criar uma aplicação para organizar tarefas que também podemos utilizar para aplicar o GTD no nosso dia.

A ferramenta também está disponível para diversos dispositivos, inclusive com uma versão específica para o sistema operacional Linux. Você pode conferir e baixar todas as versões no site oficial ou clicando aqui.

Assim como o Todoist e Wunderlist, o Remember The Milk trabalha com listas de tarefas e por padrão já agrupa as suas tarefas nas seguintes listas: Inbox (Caixa de Entrada), All Tasks (Todas), Today (Hoje), Tomorrow (Amanhã), Given to Others (Atribuído a outros), Trash (Lixo). Estas listas são alimentadas automaticamente conforme as tarefas são processadas.

A ferramenta permite ainda criar outras listas personalizadas, e aí entram nossas tradicionais listas do GTD.

Repare ainda que é possível destacar listas favoritas e agrupá-las separadas das demais, ideal para a lista de próximas ações.

Utilize ainda as tags (etiquetas) e locations (locais), para definir os contextos.

O destaque fica por conta dos locais, onde é possível colocar o endereço real do local, deste modo, o app do seu smartphone pode te alertar sobre as tarefas que estão marcadas para serem realizadas naquele local.

Um diferencial do Remember The Milk em relação às demais ferramentas são as listas inteligentes (Smart Lists).

Você pode criar sua lista inteligente baseada em diversas regras e filtros, ou até mesmo com palavras contidas dentro das tarefas.

O exemplo acima criará uma lista com todas as tarefas da lista Próximas Ações, na localização Home (Casa) com data de início Hoje ou sem data de início.

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Uma tarefa no Remember The Milk pode conter data de início, data de entrega, modo de recorrência (diária, semanal, mensal, etc), tempo estimado, pertencer a uma lista, receber diversas tags, possuir uma localização, link, ser atribuída a alguém, possuir um lembrete em uma determinada data, ter subtarefas (recurso pago) e anotações.

Nirvana

Não estamos falando da banda de rock Nirvana, mas sim de uma ferramenta desenvolvida e pensada no GTD.

Aliás, fica claro o objetivo da ferramenta assim que você entra nela e olha a barra a esquerda.

O Nirvana possui versões para android, ios e web.

Uma tarefa no Nirvana possui tags, que podem ser os contextos, as áreas de responsabilidade e até mesmo contatos, tempo estimado, energia necessária (baixa, média e alta), data para entrega, status (próximo, aguardando, agendado, um dia) e pode ou não pertencer a um projeto.

Todas as novas tarefas vão para a lista inbox e conforme são processadas serão alocadas nas demais listas.

Na hora da ação, basta ver a sua lista Next e utilizar os filtros disponíveis logo acima, por prazo, tempo disponível, energia e as tags (contextos, áreas e contatos).

Trello

Chegamos então na minha atual ferramenta para gestão de tarefas, o Trello.

A ferramenta foi desenvolvida em cima de uma outra metodologia, japonesa, o Kanban, que trabalha em cima de cartões (ou post-its) e fluxos de trabalho, no melhor estilo linha de produção.

O trello é muito versátil onde você consegue uma liberdade incrível de configuração e organização, ao gosto do freguês.

A ferramenta trabalha com 3 elementos que são o centro de tudo: Quadros, Listas e Cartões. Os quadros servem para agrupar listas, que por sua vez agrupam cartões.

Eu utilizo um setup um pouco diferente da maioria das pessoas que utilizam o GTD no Trello. Por isso vocês irão ver um setup mais comum e prometo escrever um artigo só para mostrar como está o meu sistema GTD hoje.

Este é um quadro que fiz especialmente para este artigo e você pode acessá-lo clicando na imagem.

Veja como o Trello é intuitivo. Só de olhar, acredito que você já entendeu como funciona.

Coloquei todas as listas básicas do GTD, exceto por uma, a lista de “Concluídos” logo após a lista de Próximas Ações.

Algumas pessoas não gostam de usar o Trello, pois, como ele trabalha com a metodologia Kanban, não há caixas para você “ticar” que concluiu a tarefa (se bem que tem um jeito de fazer isso nele…). Isso se resolve facilmente criando uma lista de Concluídos e arrastar para lá os seus cartões a medida que você os concluir.

Um cartão no Trello pode ser atribuído a uma ou mais pessoas, receber diversas etiquetas ( que eu utilizo para todos os contextos), diversos checklists, data de entrega e receber anexos tanto do seu computador, quanto de diversas aplicações da nuvem, como o Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive e até mesmo outros cartões ou quadros do Trello.

Pronto, agora basta adicionar seus cartões e ir arrastando para as listas corretas.

Gosto do Trello pois em uma olhada rápida, você consegue ter uma noção de todas as suas tarefas como se estivesse vendo em um grande quadro branco.

O Trello possui versões para Windows, Mac, Android, Iphone e Web. Você pode conferí-los neste link.

Conclusão

Ferramenta é que não falta certo? Destacamos 7 delas, mas elas não são as únicas.

Das ferramentas listadas eu utilizei por um tempo o Todoist, Wunderlist, Toodledo, Evernote e o Trello, este dois últimos são os que eu utilizo atualmente.

Vimos que em todas elas é perfeitamente possível trabalhar com listas, contextos, datas e anotações.

Conhece ou gosta de alguma outra ferramenta que não está na lista? Deixe aqui nos comentários!

Forte abraço.

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Alexander Lima

Administrator

Coach e Desenvolvedor de Software
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